Social Media :

Księgowość spółki z o.o. – na czym polega i kto może ją prowadzić?

Aleksandra Dubiel
Aleksandra Dubiel
Księgowość spółki z o.o. - na czym polega i kto może ją prowadzić?
Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością jest to z pewnością najczęściej wybierana forma prawna działalności gospodarczej w Polsce. Jest to spółka kapitałowa utworzona przez jedną lub więcej osób o kapitale zakładowym nie niższym niż 5.000,00 zł. W niniejszym artykule odpowiemy m.in. na takie pytania jak:
  • na czym polega księgowość spółki z o.o.?
  • jakie obowiązki ciążą na spółce z ograniczoną odpowiedzialnością?
  • kto może prowadzić księgowość spółki z ograniczoną odpowiedzialnością?
Spis treści

Czy spółka z ograniczoną odpowiedzialnością musi prowadzić pełną księgowość?

Zgodnie z art. 2 ust. 1 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości, przepisy tej ustawy stosuje się (co do zasady) do mających siedzibę lub miejsce sprawowania zarządu na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej m.in. do spółek handlowych (osobowych i kapitałowych, w tym również w organizacji) oraz spółek cywilnych, z zastrzeżeniem pkt 2 ustawy, a także innych osób prawnych, z wyjątkiem Skarbu Państwa i Narodowego Banku Polskiego.

W związku z powyższym spółka z ograniczoną odpowiedzialnością, jako handlowa spółka kapitałowa, zobowiązana jest do prowadzenia pełnych ksiąg.

Na czym polega księgowość spółki z ograniczoną odpowiedzialnością?

Spółka z o.o. działa w oparciu o umowę spółki, można ją założyć w trybie uproszczonym przy użyciu portalu S24.

Co oznacza, że spółka z o.o. jest zobowiązana do prowadzenia pełnej księgowości? W skrócie oznacza to, że każdy grosz wydany w spółce musi zostać zarejestrowany i posiadać odzwierciedlenie w księgach spółki. Każda wypłata pieniędzy z firmowego konta oraz jego zasilenie musi mieć odpowiednią podstawę. Jeśli zapłata za zobowiązania spółki zostanie dokonana np. z prywatnego konta udziałowca, to taki wydatek nie będzie stanowić kosztów uzyskania przychodów. Każdy wpływ na konto i każdy wydatek z konta musi zostać zaksięgowany i powiązany z odpowiednimi dokumentami. Dotyczy to również wydatków gotówkowych.

Pełna księgowość musi być prowadzona zgodnie z przepisami ustawy o rachunkowości, przy użyciu przeznaczonych do tego programów księgowych. Zgodnie z tą ustawą pełna księgowość jest prowadzona przy zastosowaniu zasady podwójnego zapisu. Dzięki temu łatwo można ustalić co generuje największe koszty, a co przynosi największe zyski.

Jakie obowiązki księgowe ciążą na spółce z ograniczoną odpowiedzialnością?

Do obowiązków księgowych związanych z tą formą prowadzenia działalności należą m.in.:

  • ewidencjonowanie wszystkich operacji związanych z działalnością spółki tj. faktury zakupu, faktury sprzedaży, wyciągi bankowe czy raporty kasowe,
  • prowadzenie ewidencji środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych (WNiP),
  • comiesięczna wysyłka Jednolitego Pliku Kontrolnego (JPK VAT),
  • prowadzenie rozliczeń ZUS właściciela oraz jego pracowników,
  • sporządzanie i przesyłanie deklaracji podatkowych PIT, VAT oraz zeznań rocznych.

Prowadzenie pełnej księgowości jest więc procesem skomplikowanym, wymagającym specjalistycznej wiedzy oraz znajomości stale zmieniających się przepisów.

Dodatkowo, za każdy rok prowadzonej działalności spółka z ograniczoną odpowiedzialnością jest zobowiązana sporządzić i złożyć w KRS sprawozdanie finansowe, na które składa się:

  • bilans – stanowiącego zestawienie składników majątku przedsiębiorstwa (aktywa) oraz źródeł jego finansowania (pasywa),
  • rachunek zysków i strat,
  • informacja dodatkowa.

Tak złożone sprawozdanie jest dostępne do wglądu na stronie https://ekrs.ms.gov.pl/rdf/pd/search_df po wpisaniu odpowiedniego numeru KRS. Pełna księgowość znacznie ułatwia prowadzenie firmy, ponieważ zapewnia transparentność przychodów i kosztów.

Zalety i wady pełnej księgowości spółki z o.o.

Prowadzenie działalności w formie spółki z o.o. posiada swoje wady oraz zalety. Oto najważniejsze z nich.

Zalety pełnej księgowości spółki z o.o.

Do głównych zalet pełnej księgowości spółki z o.o. należy zaliczyć:

  • prowadzi działalność od momentu podpisania umowy spółki jako spółka w organizacji,
  • wyłączenie odpowiedzialności wspólników z ich majątku osobistego,
  • ograniczona odpowiedzialność członków zarządu spółki zgodnie z art. 299 KSH,
  • niskie koszty założenia spółki,
  • może być jednoosobowa ale również zatrudniać dowolną ilość pracowników,
  • niski kapitał zakładowy o wartości minimalnej 5.000,00 zł,
  • możliwość monitorowania na bieżąco sytuacji finansowej spółki,
  • zwiększona wiarygodność wobec partnerów biznesowych.

Wady pełnej księgowości spółki z o.o.

Wśród wad pełnej księgowości spółki z o.o. należy wymienić:

  • podwójne opodatkowanie – podatek CIT od dochodu, a następnie podatek PIT w przypadku wypłacenia dywidendy,
  • odpowiedzialność członków zarządu za zobowiązania spółki – jeśli spółka jako osobny podmiot nie będzie mogła zostać pociągnięta do odpowiedzialności za zobowiązania wobec osób trzecich, wierzyciele mogą wówczas domagać się spłaty od członków zarządu,
  • zwiększone koszty księgowości w porównaniu do jednoosobowej działalności gospodarczej,
  • duża ilość formalności i dokumentów,
  • konieczność dostosowania się do sztywnych procedur i przepisów prawa,
  • długotrwała procedura likwidacyjna.

Kto może prowadzić księgowość spółki z ograniczoną odpowiedzialnością?

Konieczność prowadzenia pełnej księgowości w przypadku spółki z ograniczoną odpowiedzialnością wymaga specjalistycznej i ciągle aktualizowanej wiedzy. Odpowiedzialny za prowadzenie księgowości spółki jest kierownik jednostki, dlatego warto powierzyć jej prowadzenie wyspecjalizowanemu biuru księgowemu. Za pojawiające się ewentualne nieprawidłowości również odpowiedzialność ponosi kierownik jednostki – nie ma możliwości przekazania tej odpowiedzialności komuś innemu nawet jeśli fizycznie prowadzenie księgowości zostało przekazane firmie zewnętrznej.

To sprawdzona księgowość jest jednym z elementów bezstresowego prowadzenia biznesu. Dodatkowo, odpowiednio prowadzona pełna księgowość, ze względu na swoją szczegółową ewidencję, może stać się cennym narzędziem w rękach zarządu, dostarczając informacji finansowych kluczowych dla procesów zarządczych. Każde biuro księgowe jest również zobowiązane do posiadania obowiązkowej polisy OC o minimalnej wartości 10 tysięcy euro, dlatego wybierając odpowiednie biuro rachunkowe warto upewnić się czy i na jaką sumę biuro posiada polisę.

Prowadzenie księgowości spółki z o.o.

Krajowa Kancelaria Rachunkowa, jako profesjonalna kancelaria rachunkowa, specjalizuje się w kompleksowej obsłudze spółek z o.o. – od założenia spółki, przez przygotowywanie dokumentów, po kompleksową księgowość. Zapraszamy do kontaktu:

  • telefonicznego: +48 698 545 433
  • poprzez e-mail: biuro@kkr.tax
  • osobistego (po wcześniejszym uzgodnieniu terminu): ul. Szlak 20/14, 31-153 Kraków

Opracowano na podstawie

  • Dz. U. 1994 Nr 121 poz. 591 Ustawa z dnia 29 września 1994 roku o rachunkowości