Jednak możliwość obniżenia lub wyeliminowania obowiązku wpłat na PFRON uzależniona jest od spełnienia określonych warunków, w szczególności od liczby zatrudnionych pracowników oraz wskaźnika zatrudnienia osób z niepełnosprawnościami. W niniejszym artykule wyjaśniamy, kiedy powstaje obowiązek wpłat na PFRON, jak ustalić stan zatrudnienia oraz w jaki sposób zatrudnienie osób z niepełnosprawnościami może wpłynąć na obniżenie wysokości należnych wpłat.
Kto jest zobowiązany do składania deklaracji PFRON?
PFRON, czyli Państwowy Fundusz Rehabilitacji Osób Niepełnosprawnych, dotyczy:
- pracodawców, którzy zatrudniają co najmniej 25 pracowników w przeliczeniu na pełny wymiar czasu pracy lub
- mniejszych pracodawców, którzy zatrudniają osoby niepełnosprawne.
Pracodawca, którego przeciętny miesięczny stan zatrudnienia wynosi co najmniej 25 pracowników w przeliczeniu na pełny wymiar czasu pracy, jest zobowiązany do zgłoszenia w PFRON oraz składania od tego miesiąca comiesięcznych deklaracji DEK. W przypadku osiągnięcia wskaźnika zatrudnienia osób niepełnosprawnych w wysokości co najmniej 6% pracodawca jest zobowiązany do składania miesięcznych informacji INF oraz jest zwolniony z obowiązku dokonywania wpłat na Państwowy Fundusz Rehabilitacji Osób Niepełnosprawnych.
Rejestracji dokonuje się elektronicznie za pośrednictwem systemu e-PFRON, składając odpowiedni formularz:
- DEK-Z – w przypadku pracodawców zobowiązanych do wpłat
- INF-Z – w przypadku pracodawców zwolnionych z wpłat.
Jak ustalić przeciętny stan zatrudnienia na potrzeby PFRON?
W celu ustalenia obowiązku rejestracji w PFRON należy zsumować stan zatrudnienia w każdym dniu danego miesiąca (uwzględniając również dni wolne od pracy) w przeliczeniu na etaty, następnie wynik podzielić przez liczbę dni kalendarzowych w danym miesiącu. Jeżeli współczynnik wyjdzie co najmniej 25, to pracodawca jest zobowiązany do rejestracji w PFRON.
Przykład
Dane o zatrudnieniu w marcu 2026 roku:
Od 1 do 15 marca:
20 osób na pełny etat
4 osoby na 1/2 etatu
20 × 1 = 20 etatów
4 × 0,5 = 2 etaty
razem: 22 etaty
Od 16 do 31 marca:
22 osoby na pełny etat
6 osób na 1/2 etatu
22 × 1 = 22 etaty
6 × 0,5 = 3 etaty
razem: 25 etatów
Obliczenie średniego stanu zatrudnienia
(15 × 22) + (16 × 25) = 330 + 400 = 730
730 ÷ 31 = 23,55 etatu
Średni stan zatrudnienia w marcu wynosi 23,55 etatu.
Wniosek
Mimo że w drugiej połowie miesiąca zatrudnienie wynosiło już 25 etatów, średnia miesięczna nie przekroczyła tego progu. Pracodawca nie ma obowiązku rejestracji w PFRON.
Kiedy można obniżyć wpłaty do PFRON?
Pracodawca zatrudniający co najmniej 25 pracowników w przeliczeniu na pełny etat jest zobowiązany do składania deklaracji oraz obliczania wpłat na PFRON w każdym miesiącu, w którym wskaźnik zatrudnienia wynosi co najmniej 25.
Wysokość wpłaty na PFRON uzależniona jest od:
- liczby ogólnego zatrudnienia,
- liczby zatrudnienia osób niepełnosprawnych oraz
- przeciętnego wynagrodzenia.
Wpłaty na PFRON może obniżyć ten pracodawca, który zatrudnia osoby niepełnosprawne i/lub dokonuje zakupu produktu lub usługi u pracodawcy, który w przeliczeniu na pełny wymiar czasu pracy zatrudnia co najmniej 25 pracowników, u których wskaźnik zatrudnienia osób niepełnosprawnych osiąga wysokość co najmniej 30% (dotyczy osób niepełnosprawnych zaliczonych do znacznego lub umiarkowanego stopnia niepełnosprawności wobec, których orzeczono chorobę psychiczną, całościowe zaburzenia rozwojowe, upośledzenie umysłowe, epilepsję oraz niewidomych).
W jaki sposób poinformować PFRON o obniżeniu stanu zatrudnienia?
Jeżeli w danym miesiącu pracodawca nie osiągnął zatrudnienia co najmniej 25 pracowników w przeliczeniu na pełny wymiar czasu pracy, jest zobowiązany poinformować PFRON o obniżeniu stanu zatrudnienia za ten miesiąc. Informacje taką należy złożyć pisemnie i można wysłać pocztą lub elektronicznie przez stronę internetową pracodawca.e-pfron.pl przy użyciu swojego konta.
Kogo nie wlicza się do stanu zatrudnienia?
Do stanu zatrudnienia w przeliczeniu na etaty uwzględnia się osoby zatrudnione na podstawie:
- umowy o pracę,
- spółdzielczej umowy o pracę,
- powołania,
- mianowania,
- wyboru.
Natomiast do liczby pracowników nie wlicza się osób niepełnosprawnych, które przebywają na urlopie bezpłatnym oraz pozostałych osób:
- zatrudnionych na podstawie umowy o pracę w celu przygotowania zawodowego,
- nieświadczących pracy w związku z odbywanie służby wojskowej lub służby zastępczej,
- przebywających na urlopie rodzicielskim lub wychowawczym,
- będących uczestnikami Ochotniczych Hufców Pracy,
- przebywających na urlopach bezpłatnych, których obowiązek udzielenia określają odrębne ustawy inne niż Kodeks Pracy
- nieświadczących pracy w związku z uzyskaniem świadczenia rehabilitacyjnego.
Dokumenty potwierdzające niepełnosprawność
Aby uwzględnić pracownika w rozliczeniach z PFRON, pracodawca musi posiadać dokument potwierdzający niepełnosprawność.
Najczęściej będzie to orzeczenie o stopniu niepełnosprawności (lekki, umiarkowany lub znaczny) wydane przez powiatowy lub miejski zespół ds. orzekania o niepełnosprawności. Przepisy dopuszczają również inne dokumenty równoważne. W praktyce mogą to być m.in.:
- orzeczenie lekarza orzecznika ZUS o całkowitej, częściowej niezdolności do pracy lub niezdolności do samodzielnej egzystencji,
- orzeczenia o grupach inwalidzkich,
- orzeczenia Komisji ds. Inwalidztwa i Zatrudnienia,
- orzeczenia wydane przez resortowe komisje orzekające (np. w służbach mundurowych).
Kogo wliczamy jako osoby niepełnosprawne?
Zasady wliczania pracownika do stanu zatrudnienia osób niepełnosprawnych zależą przede wszystkim od tego, czy mamy do czynienia z pierwszym, czy kolejnym orzeczeniem. Kluczowy jest moment dostarczenia dokumentu pracodawcy.
Najważniejsze zasady są następujące:
- przy pierwszym orzeczeniu pracownik jest wliczany do stanu zatrudnienia dopiero od dnia dostarczenia orzeczenia pracodawcy – niezależnie od tego, że stopień niepełnosprawności może być ustalony od wcześniejszej daty,
- przy kolejnych orzeczeniach możliwe jest zachowanie ciągłości wliczania, jeśli wniosek o nowe orzeczenie został złożony najpóźniej w dniu następującym po wygaśnięciu poprzedniego – w takiej sytuacji pracownika można uwzględniać od dnia złożenia wniosku, o ile nowe orzeczenie potwierdza, że nadal był osobą niepełnosprawną,
Niezależnie od daty złożenia wniosku o wydanie kolejnego orzeczenia potwierdzającego niepełnosprawność, pracownika można wliczyć także za okres do 3 miesięcy poprzedzających dzień przedstawienia kolejnego orzeczenia, jeżeli z jego treści wynika, że w tym czasie był osobą niepełnosprawną. Oznacza to, że nawet jeśli pracownik dostarczy nowe orzeczenie z opóźnieniem, nie zawsze powoduje to przerwę w jego wliczaniu do stanu zatrudnienia. Przykładowo, jeśli poprzednie orzeczenie wygasło 31 stycznia, a nowe zostało dostarczone 15 kwietnia, pracownika można uwzględnić również za luty i marzec – o ile nowe orzeczenie potwierdza, że w tym okresie nadal był osobą niepełnosprawną.
Jak obliczyć wskaźnik zatrudnienia osób niepełnosprawnych?
Sposób obliczenia wskaźnika zatrudnienia osób z niepełnosprawnościami zależy od rodzaju pracodawcy. Przepisy przewidują bowiem odrębne zasady dla większości firm oraz dla podmiotów prowadzących działalność edukacyjną i opiekuńczą (np. szkoły, uczelnie, przedszkola czy placówki opiekuńczo-wychowawcze).
Różnica dotyczy zarówno wymaganego poziomu wskaźnika (2% lub 6%), jak i samego sposobu jego wyliczenia.
| Rodzaj pracodawcy | Wymagany wskaźnik | Wzór | Objaśnienie |
|---|---|---|---|
| Pracodawca „standardowy” (większość firm) | 6% | W = ZON / ZOG |
ZON – liczba pracowników z niepełnosprawnościami
(etaty) ZOG – ogólne zatrudnienie (etaty) |
| Podmiot edukacyjny i opiekuńczy (np. szkoła, uczelnia, przedszkole, placówki opiekuńcze) | 2% | W = (ZON / ZOG) + (2 × KON / KOG) |
Uwzględnia także osoby uczące się: KON – liczba osób niepełnosprawnych KOG – liczba wszystkich uczniów lub studentów |
Przykład obliczenia wskaźnika (pracodawca „standardowy” – bez placówek edukacyjnych)
Poniższy przykład dotyczy pracodawcy, który nie jest podmiotem edukacyjnym ani opiekuńczym, dlatego stosuje podstawowy wzór:
Dane o zatrudnieniu w lutym 2026 roku:
- od 1 do 20 lutego zatrudnienie wynosiło 30 etatów
- od 21 do 28 lutego zatrudnienie wynosiło 36 etatów
W tym od 1 do 28 lutego zatrudniano 2 osoby niepełnosprawne w stopniu lekkim i 4 osoby w stopniu umiarkowanym w pełnym wymiarze czasu pracy.
Krok 1: Obliczenie przeciętnego zatrudnienia (ZOG)
((20 dni x 30 etatów) + (8 dni x 36 etatów))/28 dni = 31,714 etatu
Krok 2: Ustalenie zatrudnienia osób niepełnosprawnych (ZON)
ZON = 6 etatów
Krok 3: Obliczenie wskaźnika
6 etatów/31,7 etatów = 0,1893 * 100 = 18,93%
Wskaźnik zatrudnienia osób niepełnosprawnych wynosi 18,93%
Szczególne schorzenia i ich wpływ na wysokość wskaźnika
Nie każdy pracownik z niepełnosprawnością jest uwzględniany w taki sam sposób przy obliczaniu wskaźnika. Przepisy wskazują katalog tzw. schorzeń szczególnych, które są uwzględniane w sposób bardziej korzystny. W praktyce oznacza to, że zatrudnienie osoby ze schorzeniem szczególnym ma większy wpływ na wartość wskaźnika, co może pomóc w zmniejszeniu lub całkowitym wyeliminowaniu wpłat na PFRON.
Jakie schorzenia są brane pod uwagę?
Do grupy tzw. schorzeń szczególnych zalicza się m.in.:
- chorobę Parkinsona,
- stwardnienie rozsiane,
- porażenia (paraplegia, tetraplegia, hemiplegia),
- poważne problemy ze wzrokiem (w tym ślepotę i znaczne niedowidzenie),
- głuchotę oraz głuchoniemotę,
- zakażenie wirusem HIV oraz AIDS,
- epilepsję,
- przewlekłe choroby psychiczne,
- niepełnosprawność intelektualną,
- miastenię,
- późne powikłania cukrzycy.
Schorzenie musi być odpowiednio udokumentowane. Można to zrobić poprzez:
- orzeczenie o niepełnosprawności – jeśli zawiera informacje o danym schorzeniu,
- zaświadczenie lekarza specjalisty potwierdzające jego występowanie.
W praktyce kluczowe znaczenie ma zaświadczenie lekarskie, ponieważ nie każde orzeczenie zawiera szczegółowe informacje o schorzeniu.
Przykład obliczenia wskaźnika z uwzględnieniem schorzenia szczególnego
Poniższy przykład pokazuje sytuację pracodawcy, który nie jest podmiotem edukacyjnym, a dodatkowo zatrudnia osobę ze schorzeniem szczególnym – co wpływa na sposób liczenia wskaźnika.
Dane o zatrudnieniu w kwietniu 2026 r.:
- od 1 do 15 kwietnia – 40 etatów,
- od 16 do 30 kwietnia – 48 etatów,
W całym miesiącu zatrudniano:
- 3 osoby z niepełnosprawnością w stopniu umiarkowanym (pełny etat),
- 1 osobę z niepełnosprawnością w stopniu znacznym ze schorzeniem szczególnym (pełny etat).
Krok 1: Obliczenie przeciętnego zatrudnienia (ZOG)
((15 dni × 40 etatów) + (15 dni × 48 etatów)) / 30 dni = 44,00 etaty
Krok 2: Obliczenie zatrudnienia osób niepełnosprawnych (ZON)
3 etaty (stopień umiarkowany),
1 etat (stopień znaczny ze schorzeniem szczególnym, liczony potrójnie),
ZON = 3 + (1 × 3) = 6 etatów
Krok 3: Obliczenie wskaźnika
6/44,00 = 0,1364 = 13,64%
Wynik
Wskaźnik zatrudnienia osób niepełnosprawnych wynosi 13,64%.
W tym przykładzie widać, że osoba ze schorzeniem szczególnym ma większy wpływ na wartość wskaźnika, co ułatwia osiągnięcie wymaganego poziomu 6%.
Obowiązek wpłat na PFRON
Skoro wiadomo już, kiedy powstaje obowiązek wpłaty, czas przejść do konkretów, czyli w jaki sposób policzyć, ile faktycznie trzeba zapłacić. W praktyce sprowadza się to do ustalenia, ile etatów osób z niepełnosprawnościami brakuje do wymaganego poziomu (6% lub 2%).
Wzór na wpłatę
K = 0,4065 × PW × [(ZOG × 0,06) – ZON]
Jeżeli obowiązuje próg 2%, zamiast 0,06 stosuje się 0,02, gdzie:
K – kwota wpłaty na PFRON,
PW – przeciętne wynagrodzenie,
ZOG – przeciętne zatrudnienie ogółem (w etatach),
ZON – przeciętne zatrudnienie osób niepełnosprawnych (w etatach).
Skąd wziąć przeciętne wynagrodzenie?
Przeciętne wynagrodzenie jest ogłaszane co kwartał przez Prezesa Głównego Urzędu Statystycznego (GUS). Publikacja następuje w Monitorze Polskim, a nowa kwota obowiązuje od pierwszego dnia miesiąca następującego po jej ogłoszeniu. W praktyce oznacza to, że nie trzeba niczego liczyć samodzielnie – wystarczy sprawdzić aktualną wartość (np. na stronie PFRON lub GUS) i podstawić ją do wzoru. Na moment pisania tego artykułu (marzec 2026 r.) obowiązuje: 9 197,79 zł (przeciętne wynagrodzenie za IV kwartał 2025 r.)
Jak policzyć wpłatę krok po kroku? Przykład
Poniżej pokazujemy obliczenie wpłaty na PFRON na prostym przykładzie.
Przykład
- zatrudnienie: 50 etatów,
- osoby niepełnosprawne: 2 etaty,
- przeciętne wynagrodzenie: 9 197,79 zł
Obliczenie:
50 × 0,06 = 3
3 – 2 = 1
K = 0,4065 × 9 197,79 × 1 = 3 738,90.
Najważniejsze jest to, że wpłata na PFRON dotyczy wyłącznie brakujących etatów osób z niepełnosprawnościami, jej wysokość maleje wraz ze zbliżaniem się do wymaganego wskaźnika (6% lub 2%), obliczana jest na podstawie aktualnego przeciętnego wynagrodzenia ogłaszanego przez GUS, a należność należy regulować co miesiąc – do 20-tego dnia następnego miesiąca.
Jakie są korzyści z zatrudniania osób niepełnosprawnych?
Korzyści, jakie pracodawca może zyskać, jeżeli zatrudnia osoby niepełnosprawne to przede wszystkim:
- obniżenie lub całkowity brak wpłat na PFRON,
- dofinansowanie wynagrodzeń osób niepełnosprawnych w zależności od stopnia niepełnosprawności,
- dofinansowanie do składek ZUS osób niepełnosprawnych,
- dofinansowanie przystosowania stanowisk pracy dla osób niepełnosprawnych,
- dofinansowanie wyposażenia stanowisk pracy dla osób niepełnosprawnych,
- dofinansowanie szkoleń dla pracowników niepełnosprawnych.
Profesjonalna pomoc w rozliczeniach z PFRON
Jedną ze specjalizacji naszego biura rachunkowego – Krajowa Kancelaria Rachunkowa, jest kompleksowa obsługa kadrowo-płacowa. Jeśli chcą Państwo dowiedzieć się więcej na temat PFRON, czy zatrudnieniu pracownika niepełnosprawnego zachęcamy do kontaktu:
- telefonicznego: +48 698 545 433
- poprzez e-mail: biuro@kkr.tax
- osobistego (po wcześniejszym uzgodnieniu terminu): ul. Szlak 20/14, 31-153 Kraków
Bibliografia
- Ustawa z dnia 27 sierpnia 1997 r. o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych
- Państwowy Fundusz Rehabilitacji Osób Niepełnosprawnych, pfron.org.pl, Data odczytu: 2024.04.07