Codzienna obsługa kasy fiskalnej zazwyczaj nie przysparza przedsiębiorcom większych trudności. Jednak mogą się pojawić takie sytuacje, których ewidencjonowanie nie jest już intuicyjne i oczywiste. Można popełnić błąd, otrzymać zwrot towaru, zaliczkę lub sprzedawać bony i vouchery. Sposób ewidencji wspomnianych zdarzeń został opisany w dalszej części artykułu.
Ewidencjonowanie pomyłek na kasie fiskalnej
Podczas ewidencjonowania sprzedaży za pomocą kasy rejestrującej można popełnić błąd. Dlatego też w przepisach znajdziemy informację w jaki sposób popełniony błąd można naprawić. Służy do tego ewidencja oczywistych pomyłek.
Definicja oczywistej pomyłki
Na początku warto wyjaśnić czym jest oczywista pomyłka. Przepisy nie precyzują tego pojęcia, dlatego musimy odnieść się do praktyki księgowej.
Oczywista pomyłka:
- jest niezamierzona, bezsporna,
- wynika z niedokładności, pośpiechu,
- jest widoczna na pierwszy rzut oka,
- nie wymaga składania dodatkowych oświadczeń dotyczących przyczyny jej wystąpienia.
Korekta oczywistej pomyłki
Podatnik w przypadku popełnienia oczywistej pomyłki zobowiązany jest do niezwłocznego dokonania jej korekty zgodnie z par. 3 ust. 4 rozporządzenia w sprawie kas rejestrujących. Poprzez dokonanie korekty rozumie się zaewidencjonowanie sprzedaży na kasie fiskalnej w prawidłowej wysokości. Dodatkowo należy uzupełnić ewidencję oczywistych pomyłek.
Ewidencja oczywistych pomyłek powinna zawierać:
- wartość brutto błędnie zaewidencjonowanej sprzedaży,
- wartość podatku VAT należnego wynikająca z tej operacji,
- opis przyczyny i okoliczności wystąpienia pomyłki.
Do powyższej ewidencji należy dołączyć oryginał paragonu fiskalnego, na którym ta pomyłka wystąpiła.
Forma prowadzenia ewidencji oczywistych pomyłek
Przepisy nie precyzują formy prowadzenia takiej ewidencji. W praktyce najczęściej są to druki wpięte do segregatora czy teczki. Ewidencję najczęściej prowadzi się za okresy miesięczne ponieważ właśnie na podstawie miesięcznych raportów z kasy fiskalnej jest ewidencjonowany przychód. Podsumowanie ewidencji na koniec danego miesiąca pozwala więc skorygować podatnikowi przychód oraz rozliczenia z tytułu podatku VAT.
Ewidencjonowanie zwrotów i uznanych reklamacji na kasie fiskalnej
Dokonując sprzedaży towarów na rzecz osób fizycznych można spotkać się z sytuacją, że klient dany towar zwróci lub zareklamuje. Sprzedając usługi również można spotkać się z reklamacją. W jaki sposób te zdarzenia powinny zostać zaewidencjonowane? Zwrot do paragonu oraz uznana reklamacja powinny zostać wpisane do ewidencji zwrotów i uznanych reklamacji. Poniżej opisujemy jak powinna ona wyglądać.
Elementy ewidencji zwrotów i uznanych reklamacji
Zgodnie z § 3 ust. 3 rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie kas fiskalnych ewidencja zwrotów i uznanych reklamacji powinna zawierać:
- datę sprzedaży;
- nazwę towaru lub usługi pozwalającą na jednoznaczną ich identyfikację i ewentualnie opis towaru lub usługi stanowiący rozwinięcie tej nazwy;
- termin dokonania zwrotu towaru lub reklamacji towaru lub usługi;
- wartość brutto zwracanego towaru lub wartość brutto towaru lub usługi będących przedmiotem reklamacji oraz wysokość podatku należnego – w przypadku zwrotu całości należności z tytułu sprzedaży;
- zwracaną kwotę (brutto) oraz odpowiadającą jej wysokość podatku należnego – w przypadku zwrotu części należności z tytułu sprzedaży;
- dokument potwierdzający dokonanie sprzedaży, a w przypadku gdy dokonanie sprzedaży potwierdza paragon fiskalny lub faktura w postaci elektronicznej – numer tego paragonu lub tej faktury oraz numer unikatowy;
- protokół przyjęcia zwrotu towaru lub reklamacji towaru lub usługi podpisany przez sprzedawcę i nabywcę albo notatkę służbową lub protokół z nabycia sprawdzającego.
Ten rodzaj ewidencji również prowadzony jest najczęściej w postaci uzupełnionych druków.
Dodatkowe obowiązki związane ze zwrotem
W przypadku zwrotu towaru przedsiębiorca powinien uzupełnić protokół zwrotu. W dokumentacji powinien znaleźć się również dokument potwierdzający dokonanie zakupu. Ewidencja zwrotów i uznanych reklamacji powinna być uzupełniana osobno dla każdej posiadanej kasy fiskalnej oraz obowiązkowo przekazywana do księgowości. Na podstawie podsumowania ewidencji dokonuje się bowiem zapisów pomniejszających przychody w księdze przychodów i rozchodów lub ewidencji ryczałtowej.
Dokument potwierdzający zakup towaru w przypadku jego zwrotu
Na podstawie par. 3 ust. 3 pkt. 6 rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie kas fiskalnych do ewidencji zwrotów powinien zostać dołączony dokument potwierdzający wcześniejsze dokonanie zakupu. Podstawowym dokumentem jest oczywiście paragon, ale nie wyłącznie. Może nim być również każdy inny dokument, jeśli w jednoznaczny sposób potwierdza zakup towaru od nabywcy. Przykładowo może to być: potwierdzenie przelewu, potwierdzenie zapłaty kartą czy umowa między stronami.
Ewidencjonowanie zaliczki na kasie fiskalnej
Otrzymanie zaliczki wiąże się z koniecznością udokumentowania tego zdarzenia. Według ustawy o VAT co do zasady obowiązek podatkowy powstaje w momencie wydania towaru lub wykonania usługi. Jednak w przypadku otrzymania zaliczki obowiązek ten powstaje w chwili jej otrzymania. Wtedy też powstaje obowiązek zaewidencjonowania jej na kasie fiskalnej (otrzymanie zaliczki od osoby fizycznej).
Moment powstania obowiązku podatkowego z tytułu zaliczki
Obowiązek wystawienia i wydania paragonu fiskalnego, w przypadku otrzymania przed dokonaniem sprzedaży całości lub części zapłaty powstaje:
- z chwilą jej otrzymania – gdy została zapłacona gotówką,
- niezwłocznie po jej uznaniu na rachunek podatnika, nie później niż z końcem miesiąca, w którym została uznana na rachunku podatnika, a jeżeli przed końcem tego miesiąca dokonano sprzedaży, nie później niż z chwilą jej dokonania – w przypadku otrzymania zapłaty za pośrednictwem poczty, banku lub SKOK.
Należy jednak pamiętać, że samo otrzymanie zaliczki nie stanowi przychodu na gruncie ustawy o PIT. Dlatego też sprzedaż w KPiR lub ewidencji ryczałtowej ujmuje się dopiero w dacie wydania towarów lub wykonania usługi.
Ważne jest klarowne przekazywanie tych informacji do biura rachunkowego. Najprostszym sposobem jest uzupełnienie na odwrocie wydrukowanego raportu fiskalnego miesięcznego informacji o sumie zaewidencjonowanych w danym miesiącu na kasie fiskalnej zaliczek. Ważne jest również zawarcie informacji o sumie zrealizowanej sprzedaży na podstawie zaliczek z miesięcy poprzednich.
Przeoczenie wpływu zaliczki na rachunek bankowy
Co zrobić w przypadku przeoczenia wpływu zaliczki na rachunek bankowy? Kasy fiskalne nie pozwalają na ewidencję z datą wsteczną. Zaliczkę na kasie fiskalnej należy więc ująć najszybciej jak się da i poinformować swojego księgowego o zaistniałej sytuacji – tak, aby w rejestrach i deklaracjach zaliczka została poprawnie wykazana. Mimo, że taka zaliczka zostanie zaewidencjonowana za pomocą kasy rejestrującej z opóźnieniem, to w rejestrach VAT musi zostać wykazana zgodnie z datą jej faktycznego otrzymania. Nie można tutaj sugerować się datą ujęcia zaliczki w raporcie okresowym, ale momentem powstania obowiązku podatkowego na gruncie VAT.
Ewidencjonowanie sprzedaży bonów i voucherów na kasie fiskalnej
Ewidencja sprzedanych bonów i voucherów dokonywana jest analogicznie jak ewidencja otrzymanych zaliczek. Sprzedaż tego typu produktów na rzecz osób fizycznych musi zostać zaewidencjonowana za pomocą kasy rejestrującej w momencie ich sprzedaży. W tym właśnie momencie powstaje obowiązek podatkowy na gruncie podatku VAT.
Jednak wartość sprzedanych bonów i voucherów nie stanowi przychodów podatkowych. Przychody podatkowe z tego tytułu wykazuje się w momencie realizacji bonu lub vouchera albo w momencie upłynięcia terminu jego ważności. Tutaj również ważne jest prowadzenie ewidencji pozwalającej ustalić wartość sprzedanych, ale niezrealizowanych bonów i voucherów, oraz wartość zrealizowanych w bieżącym okresie, które zostały sprzedane i zarejestrowane na kasie fiskalnej w miesiącach poprzednich.
Opracowano na podstawie
- Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 29 kwietnia 2019 r. w sprawie kas rejestrujących,
- Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 24 listopada 2023 r. w sprawie zwolnień z obowiązku prowadzenia ewidencji przy zastosowaniu kas rejestrujących,
- Ustawa z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług, Dz. U. 2004 Nr 54 poz. 535,