Prowadzenie dokumentacji pracowniczej to jeden z podstawowych obowiązków każdego pracodawcy. Wynika on wprost z przepisów Kodeksu pracy, który zobowiązuje do prowadzenia akt osobowych pracowników (zarówno w formie papierowej, jak i elektronicznej) oraz do ich odpowiedniego zabezpieczenia. Dokumentacja powinna być przechowywana w sposób zapewniający poufność danych, ich kompletność i integralność, a także łatwy dostęp w razie potrzeby, przy jednoczesnej ochronie przed zniszczeniem lub uszkodzeniem.
UWAGA
Obowiązek ten nie kończy się wraz z rozwiązaniem umowy o pracę. Dokumentację pracowniczą należy przechowywać przez cały okres zatrudnienia, a następnie jeszcze przez 10 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy ustał, o ile przepisy szczególne nie przewidują dłuższego okresu archiwizacji.
Warto przy tym pamiętać, że dokumentacja pracownicza to znacznie więcej niż same akta osobowe. Obejmuje ona również szereg innych dokumentów związanych z codziennym funkcjonowaniem pracownika w firmie, m.in. takich jak:
- dokumenty dotyczące ewidencji czasu pracy,
- dokumenty związane z ubieganiem się oraz korzystaniem z urlopu wypoczynkowego,
- listy wypłat wynagrodzeń oraz innych świadczeń pracowniczych, a także wnioski o wypłatę wynagrodzenia do rąk własnych,
- kartę ewidencji przydziału odzieży i obuwia roboczego oraz środków ochrony indywidualnej, a także dokumenty związane z wypłatą ekwiwalentu pieniężnego za używanie własnej odzieży i obuwia oraz ich pranie i konserwację.
W niniejszym artykule krok po kroku pokazujemy, jak prawidłowo prowadzić akta osobowe pracownika, aby wszystko było zgodne z przepisami i łatwe w codziennym użytkowaniu.
Z ilu części składają się akta osobowe?
Kluczową zasadą prowadzenia akt osobowych jest ich podział na pięć wyodrębnionych części: A, B, C, D oraz E, z których każda obejmuje dokumenty dotyczące innego etapu zatrudnienia lub szczególnych obowiązków pracodawcy wobec pracownika.
Co zawierają poszczególne części akt osobowych?
Część A
Część A akt osobowych obejmuje dokumenty gromadzone na etapie rekrutacji, czyli przed nawiązaniem stosunku pracy. Trafia tu dokumentacja, która pozwala pracodawcy zweryfikować dane kandydata oraz potwierdzić spełnienie wymagań niezbędnych do zatrudnienia na danym stanowisku. W praktyce są to m.in. dokumenty zawierające dane osobowe kandydata (najczęściej w formie kwestionariusza dla osoby ubiegającej się o zatrudnienie), dokumenty potwierdzające kwalifikacje
i doświadczenie zawodowe, jeżeli są one wymagane do wykonywania pracy na danym stanowisku oraz skierowanie na badania lekarskie wraz z orzeczeniem lekarskim stwierdzającym brak przeciwwskazań do pracy.
Część B
Część B akt osobowych pracownika zawiera oświadczenia i dokumenty dotyczące nawiązania stosunku pracy oraz przebiegu zatrudnienia. Jest to najobszerniejsza część teczki osobowej, dokumentująca relację pracownik – pracodawca od momentu podpisania umowy o pracę. W tej sekcji gromadzone są m.in. umowy, badania lekarskie, dokumentacja dotycząca urlopów macierzyńskich, oświadczenia związane z uprawnieniami pracowniczymi, a także dokumenty dotyczące podnoszenia kwalifikacji czy potwierdzenie zapoznania pracownika z regulaminami i zasadami bezpieczeństwa i higieny pracy.
Część C
Część C akt osobowych obejmuje dokumenty związane z rozwiązaniem lub wygaśnięciem stosunku pracy. Przechowuje się tu przede wszystkim oświadczenia i wnioski pracownika lub pracodawcy dotyczące zakończenia zatrudnienia oraz dokumenty związane z wydaniem lub sprostowaniem świadectwa pracy. W tej części mogą się także znaleźć dokumenty dotyczące realizacji obowiązków pracodawcy wobec byłego pracownika, takie jak umowy o zakazie konkurencji po ustaniu stosunku pracy czy zawiadomienia o możliwości odbioru dokumentacji pracowniczej.
Część D
Część D akt osobowych obejmuje dokumenty związane z odpowiedzialnością porządkową pracownika. Zawiera m.in. wnioski o udzielenie kary, dokumenty dotyczące wysłuchania pracownika, decyzje o nałożeniu kary oraz ewentualne sprzeciwy od kary. Część D powinna być podzielona na podgrupy (D1, D2 i kolejne), tak by każda podgrupa odpowiadała jednej karze. W przypadku uznania kary za niebyłą po upływie roku nienagannej pracy, cała podgrupa dotycząca konkretnej kary powinna zostać usunięta z akt osobowych bez naruszania kolejności i numeracji pozostałych podgrup.
Część E
Część E akt osobowych zawiera dokumenty związane z kontrolą trzeźwości pracowników oraz obecnością w ich organizmach środków działających podobnie do alkoholu. Zgodnie z przepisami, część E powinna być utworzona dla każdego pracownika, niezależnie od tego, czy kontrole były przeprowadzane. Do akt osobowych wprowadza się dokumenty dotyczące badań przeprowadzonych zarówno przez pracodawcę, jak i przez uprawniony organ powołany do ochrony porządku publicznego. Dokumenty każdej kontroli powinny tworzyć oddzielną podgrupę (E1, E2 i kolejne), prowadzoną w porządku chronologicznym, z własnym numerowaniem i wykazem dokumentów. Dokumenty z kontroli przechowuje się tylko w przypadku wykrycia alkoholu lub substancji działającej podobnie do alkoholu; jeśli wynik badania jest negatywny, dokumenty nie są wprowadzane do akt.
UWAGA
Do artykułu dostępna jest praktyczna checklista do pobrania, która pozwala sprawdzić, co powinno znajdować się w poszczególnych częściach akt osobowych – zachęcamy do jej pobrania TUTAJ.
Jak prawidłowo numerować, opisywać i porządkować akta osobowe?
Pracodawca ma obowiązek dla każdej osoby zatrudnionej w firmie założyć osobną teczkę akt osobowych. Przepisy nie określają konkretnej formy ani wyglądu teczki – może to być klasyczna teczka papierowa, segregator, skoroszyt lub inny sposób przechowywania dokumentów, pod warunkiem że dokumentacja jest prowadzona zgodnie z przepisami prawa pracy, w sposób uporządkowany i zapewniający jej kompletność.
Do każdej części akt osobowych powinien być sporządzony osobny wykaz dokumentów, który umożliwia szybkie sprawdzenie kompletności dokumentacji oraz ułatwia jej kontrolę.
Opisywanie teczek polega na umieszczeniu na ich brzegu numeru identyfikacyjnego pracownika. Dzięki temu można szybko odnaleźć odpowiednią teczkę po numerze przypisanym w systemie kadrowo-płacowym.
Dokumenty gromadzone w aktach osobowych powinny być numerowane i układane w porządku chronologicznym w ramach każdej części akt, zgodnie z datą ich sporządzenia lub wpływu. Dopuszczalne jest tworzenie podgrup tematycznych dla dokumentów powiązanych ze sobą, a w przypadku części D i E ich utworzenie jest obowiązkowe. Numeracja może znajdować się w dowolnym miejscu dokumentu, jednak ze względów praktycznych najlepiej umieścić ją w prawym górnym rogu.
BŁĄD
Nadana numeracja powinna być niezmienna – nie należy jej korygować np. przy użyciu korektora. W razie konieczności zmiany numeracji zaleca się przekreślenie starego numeru i wpisanie obok nowego.
Jeżeli w aktach osobowych przechowywane są kopie dokumentów, pracodawca musi poświadczyć je za zgodność z przedłożonym dokumentem, potwierdzając, że kopia odpowiada dokumentowi okazanemu przez pracownika.
Czy przy ponownym zatrudnieniu pracownika można kontynuować jego akta osobowe?
W przypadku ponownego zatrudnienia tego samego pracownika w ciągu 10 lat od końca roku kalendarzowego, w którym wygasł lub został rozwiązany poprzedni stosunek pracy, pracodawca kontynuuje prowadzenie jego dokumentacji kadrowej. Oznacza to możliwość korzystania z wcześniej prowadzonych akt osobowych.
Pracodawca może uzupełniać istniejącą teczkę nowymi dokumentami lub oddzielić poprzednie zatrudnienie od nowego, wpinając odpowiednie zakładki do wszystkich części akt osobowych. W przypadku kontynuacji dokumentacji okres jej przechowywania liczy się od końca roku kalendarzowego, w którym zakończył się najpóźniejszy stosunek pracy.
Możliwość kontynuowania prowadzenia akt w tej samej teczce dotyczy zarówno pracowników zatrudnionych po 31 grudnia 2018 r., jak i stosunków pracy trwających w dniu wejścia w życie znowelizowanych przepisów, o ile pracodawca złożył raporty informacyjne do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych.
Czy możemy przechowywać CV w aktach osobowych?
Wśród ekspertów prawa pracy istnieją różne podejścia dotyczące możliwości przechowywania życiorysu pracownika w jego aktach osobowych. Część z nich uważa, że nie powinien on być przechowywany, ponieważ cel przetwarzania danych osobowych zawartych w życiorysie kończy się wraz z zatrudnieniem osoby ubiegającej się o pracę. Zgoda na przetwarzanie danych w CV dotyczy bowiem wyłącznie procesu rekrutacyjnego.
Inna grupa praktyków prawa pracy dopuszcza przechowywanie życiorysu w części A akt osobowych, wskazując, że ustawodawca pozwala na przechowywanie dokumentów lub oświadczeń dotyczących ubiegania się o zatrudnienie.
Rekomendujemy jednak nieprzechowywanie CV w aktach osobowych, ponieważ dokumenty te często zawierają dane wykraczające poza te, które pracodawca może przetwarzać na podstawie art. 22(1) Kodeksu pracy, np. stan cywilny, adres e-mail prywatny, numer telefonu prywatny, zdjęcia, informacje o hobby czy dane członków rodziny.
Opracowano na podstawie
- Rozporządzenie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 10.12.2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej (t.j. Dz. U. z 2024 r. poz. 535 z późn. zm.)
- Ustawa z dnia 26.06.1974 r. Kodeks pracy (t.j. Dz. U. z 2025 r. poz. 277 z późn. zm.).