Obowiązkowe wpłaty na PFRON mogą stanowić istotne obciążenie dla budżetu przedsiębiorstwa. Warto jednak wiedzieć, że przepisy przewidują rozwiązania pozwalające na zmniejszenie ich wysokości. Jednym z nich jest skorzystanie z ulgi we wpłatach na PFRON poprzez zakup określonych usług lub produktów od uprawnionych podmiotów zatrudniających osoby z niepełnosprawnościami.
Mechanizm ten pozwala legalnie zmniejszyć wysokość należnych wpłat, jednak wymaga spełnienia warunków określonych w przepisach. W artykule wyjaśniamy, kto może udzielać ulg we wpłatach na PFRON, jakie zakupy uprawniają do ich uzyskania, jakie formalności należy spełnić oraz jakie ograniczenia i zasady rozliczania ulgi warto znać.
Warunek pierwszy: zakup od uprawnionego sprzedawcy
Możliwość obniżenia wpłat na PFRON zależy przede wszystkim od tego, od kogo przedsiębiorca nabywa usługę lub produkt. Przepisy przewidują, że ulga przysługuje wyłącznie w przypadku zakupów dokonanych u sprzedawców spełniających określone warunki.
Zgodnie z art. 22 ustawy o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych, uprawnionymi sprzedającymi są:
- zakłady aktywności zawodowej,
- przedsiębiorstwa społeczne zatrudniające co najmniej 10 pracowników w przeliczeniu na pełny wymiar czasu pracy,
- inni pracodawcy zatrudniający co najmniej 25 pracowników w przeliczeniu na pełny wymiar czasu pracy,
pod warunkiem osiągania co najmniej 30% wskaźnika zatrudnienia określonych grup osób z niepełnosprawnościami.
Do wskaźnika tego zalicza się:
- osoby ze znacznym stopniem niepełnosprawności,
- osoby z umiarkowanym stopniem niepełnosprawności, u których orzeczono: chorobę psychiczną, niepełnosprawność intelektualną (dawniej: upośledzenie umysłowe), całościowe zaburzenia rozwojowe, epilepsję, lub osoby niewidome.
W praktyce oznacza to, że:
- osoby z lekkim stopniem niepełnosprawności nie są uwzględniane przy wyliczaniu tego 30% wskaźnika,
- większość osób z umiarkowanym stopniem również nie będzie uwzględniana, jeśli nie mają jednego z wymienionych schorzeń szczególnych,
- uwzględnia się wszystkie osoby ze stopniem znacznym.
Przykład
Firma zatrudnia 50 pracowników (w przeliczeniu na pełne etaty), w tym:
- 8 osób ze znacznym stopniem niepełnosprawności,
- 5 osób z umiarkowanym stopniem i epilepsją,
- 4 osoby z lekkim stopniem niepełnosprawności.
Do wskaźnika 30% liczymy tylko:
8 + 5 = 13 osób.
13/50 × 100% = 26%
W takim przypadku firma nie spełnia warunku uprawniającego do udzielania ulg we wpłatach na PFRON.
Czym są zakłady aktywności zawodowej (ZAZ)?
Zakłady aktywności zawodowej (ZAZ) to podmioty zatrudniające osoby z niepełnosprawnościami, które łączą działalność gospodarczą z rehabilitacją zawodową i społeczną pracowników. Zakupy dokonane u takich podmiotów mogą uprawniać do obniżenia wpłat na PFRON. W praktyce ZAZ-y prowadzone są głównie przez jednostki samorządowe i organizacje pozarządowe.
Czym są przedsiębiorstwa społeczne?
Przedsiębiorstwa społeczne to podmioty prowadzące działalność gospodarczą, które oprócz celów ekonomicznych realizują również cele społeczne. Ich działalność koncentruje się m.in. na wspieraniu zatrudnienia osób zagrożonych wykluczeniem społecznym oraz integracji społecznej i zawodowej. Status przedsiębiorstwa społecznego jest nadawany przez wojewodę po spełnieniu warunków określonych w przepisach.
Warunek drugi: zakup uprawniający do ulgi
Samo dokonanie zakupu od uprawnionego sprzedawcy nie wystarczy do skorzystania z ulgi. Przepisy wymagają, aby przedmiotem zakupu była produkcja wytworzona lub usługa świadczona przez tego sprzedawcę. Oznacza to, że ulga może przysługiwać zarówno przy zakupie produktów, jak i usług, pod warunkiem że są one efektem działalności prowadzonej przez podmiot uprawniony do udzielania obniżeń wpłat na PFRON.
Ulga nie obejmuje natomiast działalności handlowej. Jeżeli sprzedawca jedynie odsprzedaje towary zakupione od innych podmiotów, taki zakup nie będzie stanowił podstawy do uzyskania ulgi.
Przykładowo, prawo do obniżenia wpłat na PFRON może przysługiwać w przypadku zakupu usług sprzątania, ochrony, cateringu, pralniczych czy poligraficznych wykonywanych przez uprawnionego sprzedawcę. Podobnie będzie przy zakupie mebli, odzieży roboczej lub materiałów reklamowych, jeżeli zostały one wyprodukowane przez ten podmiot. Ulga nie będzie natomiast przysługiwać, gdy sprzedawca jedynie pośredniczy w sprzedaży i odsprzedaje produkty zakupione od innych producentów. Przykładem może być zakup artykułów biurowych, sprzętu komputerowego lub środków czystości, które nie zostały wytworzone przez sprzedawcę, lecz zostały przez niego zakupione w celu dalszej odsprzedaży.
Warunek trzeci: udokumentowanie zakupu fakturą
Zakup uprawniający do obniżenia wpłat na PFRON musi zostać udokumentowany fakturą. Jest to jeden z podstawowych warunków wskazanych w art. 22 ustawy. Brak odpowiedniego dokumentu potwierdzającego transakcję uniemożliwia skorzystanie z ulgi, nawet jeśli pozostałe wymogi zostały spełnione. Faktura stanowi potwierdzenie, że doszło do zakupu produkcji lub usługi od uprawnionego sprzedawcy. Powinna zawierać wszystkie elementy wymagane przepisami oraz umożliwiać identyfikację stron transakcji, przedmiotu zakupu i jego wartości.
W praktyce warto zwrócić uwagę, aby opis na fakturze w sposób jednoznaczny wskazywał, czego dotyczył zakup. Może to mieć znaczenie przy wykazywaniu, że przedmiotem transakcji była usługa lub produkcja uprawniająca do uzyskania ulgi we wpłatach na PFRON.
Warunek czwarty: terminowe uregulowanie należności
Samo otrzymanie faktury nie wystarczy do skorzystania z ulgi we wpłatach na PFRON. Przepisy wymagają również terminowego uregulowania należności za zakup produkcji lub usługi.
Oznacza to, że płatność musi zostać dokonana najpóźniej w terminie wskazanym na fakturze. Jeżeli należność zostanie opłacona po terminie, nabywca traci prawo do obniżenia wpłat na PFRON, nawet jeśli zakup został dokonany u uprawnionego sprzedawcy i został prawidłowo udokumentowany.
W przypadku płatności realizowanych przelewem za datę uregulowania należności uznaje się datę obciążenia rachunku bankowego nabywcy. W praktyce oznacza to, że nie należy odkładać wykonania przelewu na ostatnią chwilę, szczególnie gdy termin płatności przypada na dzień wolny od pracy lub poza godzinami sesji bankowych.
Terminowe regulowanie należności jest jednym z najczęstszych powodów utraty prawa do ulgi, dlatego warto zachować szczególną staranność przy rozliczaniu faktur od podmiotów uprawnionych do udzielania obniżeń wpłat na PFRON.
Warunek piąty: otrzymanie informacji o kwocie obniżenia (INF-U)
Ostatnim warunkiem skorzystania z ulgi jest otrzymanie informacji o kwocie obniżenia wpłat na PFRON (INF-U). To właśnie ten dokument potwierdza wysokość przysługującej ulgi i stanowi podstawę do jej rozliczenia.
Od 1 marca 2026 r. zmieniły się zasady wystawiania informacji INF-U. Obecnie przedsiębiorca, który chce korzystać z obniżenia wpłat na PFRON, powinien złożyć sprzedającemu wniosek o wystawianie tego dokumentu. Wniosek można złożyć w formie pisemnej, elektronicznej lub dokumentowej, a jego złożenie jest wymagane tylko raz – pozostaje on ważny do momentu odwołania.
Po otrzymaniu wniosku sprzedający wystawia informację INF-U dla każdej transakcji spełniającej warunki do udzielenia ulgi. Dokument powinien zostać przekazany niezwłocznie po terminowym opłaceniu faktury, jednak nie później niż do końca miesiąca następującego po miesiącu, w którym upłynął termin płatności.
Przykład
Przedsiębiorca kupił usługę od uprawnionego sprzedawcy w kwietniu 2026 r. i otrzymał fakturę z terminem płatności do 15 maja 2026 r. Po terminowym opłaceniu faktury sprzedający powinien wystawić informację INF-U niezwłocznie, jednak najpóźniej do 30 czerwca 2026 r. Warunkiem jest wcześniejsze złożenie przez nabywcę wniosku o wystawianie informacji o kwocie obniżenia wpłat na PFRON.
Bez otrzymania informacji INF-U przedsiębiorca nie może skorzystać z obniżenia wpłat na PFRON, nawet jeśli spełnił wszystkie pozostałe warunki.
Jak i kiedy rozliczyć otrzymaną ulgę?
Otrzymanie informacji INF-U nie powoduje automatycznego obniżenia wpłaty na PFRON. Aby skorzystać z ulgi, przedsiębiorca powinien uwzględnić ją w dokumentach składanych do Funduszu.
Kwotę obniżenia wykazuje się w deklaracji DEK-I-0 lub DEK-I-a oraz w informacji DEK-I-u. Dopiero prawidłowe ujęcie ulgi w dokumentach rozliczeniowych pozwala na pomniejszenie należnej wpłaty na PFRON.
Przykład
Przedsiębiorca kupił usługę w czerwcu 2026 r. i opłacił fakturę w terminie do 30 czerwca 2026 r. Informację INF-U otrzymał 5 lipca 2026 r. Otrzymaną ulgę może uwzględnić już przy rozliczaniu wpłaty na PFRON za czerwiec 2026 r., której termin płatności przypada 20 lipca 2026 r.
Jaką część wpłaty na PFRON można obniżyć?
Uzyskana ulga nie pozwala na całkowite wyeliminowanie wpłaty na PFRON. Zgodnie z przepisami obniżenie może zostać wykorzystane maksymalnie do wysokości 50% wpłaty na PFRON należnej za dany miesiąc. Przykładowo, jeżeli miesięczna wpłata na PFRON wynosi 4 000 zł, przedsiębiorca może obniżyć ją maksymalnie o 2 000 zł, nawet jeśli wartość otrzymanej ulgi jest wyższa.
Co dzieje się z niewykorzystaną ulgą?
Niewykorzystana kwota obniżenia nie przepada od razu. Przedsiębiorca może uwzględnić ją przy obliczaniu wpłat na PFRON w kolejnych miesiącach.
Możliwość ta jest jednak ograniczona czasowo. Niewykorzystaną ulgę można rozliczać przez okres nie dłuższy niż 6 miesięcy od dnia otrzymania informacji o kwocie obniżenia (INF-U). Po upływie tego terminu prawo do wykorzystania pozostałej części ulgi wygasa.
W jaki sposób ustalana jest wysokość ulgi?
Kwota obniżenia wykazywana w informacji INF-U jest obliczana przez sprzedającego zgodnie z zasadami określonymi w ustawie. Do jej wyliczenia niezbędne są zarówno dane kadrowo-płacowe, jak i informacje dotyczące sprzedaży, w szczególności:
- liczba i struktura zatrudnienia pracowników z niepełnosprawnościami,
- wysokość wynagrodzeń pracowników z niepełnosprawnościami,
- wartość sprzedaży własnych produktów lub usług na rzecz konkretnego nabywcy,
- łączna wartość sprzedaży własnych produktów lub usług w danym miesiącu.
Z tego względu wysokość ulgi może być różna u poszczególnych sprzedawców, nawet przy zakupach o tej samej wartości. Oznacza to, że nie można z góry określić, jaką kwotę obniżenia przyniesie dany zakup – każdorazowo jest ona wyliczana indywidualnie przez sprzedającego.
Szczegółowy sposób obliczania ulgi określa art. 22 ustawy o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych.
Dwa limity obniżenia wpłat na PFRON
Przy korzystaniu z ulg we wpłatach na PFRON warto pamiętać, że przepisy przewidują dwa odrębne limity.
Pierwszy z nich dotyczy sprzedającego. Kwota obniżenia wykazana w informacji INF-U nie może przekroczyć 50% wartości netto zakupu wynikającej z faktury. Jeżeli kwota ulgi obliczona zgodnie z ustawowym wzorem jest wyższa, nadwyżka nie może zostać wykazana w informacji INF-U i nie podlega wykorzystaniu w przyszłości.
Drugi limit dotyczy nabywcy. Otrzymana ulga może zostać wykorzystana jedynie do wysokości 50% należnej wpłaty na PFRON za dany miesiąc.
Przykład
Przedsiębiorca kupił usługę za 10 000 zł netto. Maksymalna kwota ulgi, jaką sprzedający może wykazać w informacji INF-U, wynosi 5 000 zł.
Jeżeli miesięczna wpłata nabywcy na PFRON wynosi 6 000 zł, w danym miesiącu będzie on mógł wykorzystać maksymalnie 3 000 zł ulgi. Pozostałe 2 000 zł będzie mógł rozliczyć w kolejnych miesiącach, nie dłużej jednak niż przez 6 miesięcy od dnia otrzymania informacji INF-U.
Podsumowanie
Obniżenie wpłat na PFRON może znacząco zmniejszyć koszty prowadzenia działalności, jednak wymaga prawidłowego spełnienia wszystkich warunków i właściwego rozliczenia ulgi. Jeśli potrzebujesz wsparcia w tym zakresie, specjaliści Krajowej Kancelarii Rachunkowej pomogą przejść przez cały proces krok po kroku.
Jesteśmy do Twojej dyspozycji:
- pod adresem e-mail: biuro@kkr.tax
- pod numerem telefonu: +48 698 545 433
Opracowano na podstawie
- Ustawa z dnia 27 sierpnia 1997 r. o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych (t.j. Dz. U. z 2025 r. poz. 913, z późn. zm.)
- Ustawa z dnia 7 listopada 2025 r. o zmianie ustawy o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych (Dz.U. z 2025 r. poz. 1665).