Pracodawca powinien zapewnić pracownikom dostęp do aktualnych instrukcji BHP dostosowanych do rodzaju wykonywanej pracy i występujących zagrożeń. Zakres instrukcji zależy od specyfiki firmy, stanowisk pracy oraz stosowanych maszyn, urządzeń i materiałów.
Instrukcja BHP a instrukcja stanowiskowa – czym się różnią?
Instrukcja BHP to szersze określenie obejmujące dokumenty, które określają zasady bezpiecznego wykonywania pracy lub postępowania w związku z występującymi zagrożeniami. Może dotyczyć między innymi obsługi maszyny, wykonywania określonej czynności, stosowania materiałów niebezpiecznych czy postępowania w sytuacji awaryjnej.
Instrukcja stanowiskowa odnosi się natomiast bezpośrednio do konkretnego stanowiska pracy. Powinna uwzględniać czynności wykonywane przez pracownika, zagrożenia występujące podczas pracy oraz zasady bezpiecznego wykonywania powierzonych obowiązków.
Można więc powiedzieć, że instrukcja stanowiskowa jest bardziej szczegółowym dokumentem, który odnosi zasady BHP do konkretnego stanowiska pracy. Przykładowo instrukcja BHP dotycząca obsługi wiertarki stołowej określa zasady bezpiecznego korzystania z konkretnego urządzenia. Natomiast instrukcja stanowiskowa dla ślusarza, który korzysta m.in. z tej wiertarki, może obejmować również inne czynności wykonywane na tym stanowisku oraz związane z nimi zagrożenia. Zagrożenia powinny być przełożone na konkretne zasady bezpiecznego postępowania – w tym wskazanie, czego pracownik nie powinien robić oraz jak postępować w sytuacji awaryjnej.
Ważne jest również rozróżnienie instrukcji stanowiskowej i instruktażu stanowiskowego. Instrukcja jest dokumentem dostępnym pracownikowi podczas wykonywania pracy, natomiast instruktaż stanowiskowy jest formą szkolenia BHP.
Jakie instrukcje BHP powinien mieć pracodawca?
Zakres instrukcji BHP powinien być dopasowany do specyfiki firmy i wykonywanej pracy. Pracodawca powinien uwzględnić przede wszystkim stanowiska pracy, wykorzystywane maszyny i urządzenia, wykonywane czynności oraz zagrożenia występujące podczas pracy.
W praktyce instrukcje BHP mogą dotyczyć m.in.:
- konkretnego stanowiska pracy – np. instrukcja BHP na stanowisku magazyniera,
- maszyny lub urządzenia – np. instrukcja BHP przy obsłudze wiertarki, pilarki, szlifierki czy betoniarki,
- wykonywanej pracy lub określonej czynności – np. instrukcja BHP przy pracach transportowych, pracach na wysokości czy korzystaniu z drabiny,
- stanowisk wyposażonych w określone urządzenia – np. instrukcja BHP na stanowisku wyposażonym w monitory ekranowe,
- urządzeń i wyposażenia biurowego – np. instrukcja BHP przy obsłudze komputera i drukarki, kserokopiarki, niszczarki, laminatora czy gilotyny do papieru,
- materiałów lub substancji stwarzających zagrożenie,
- postępowania w określonych sytuacjach zagrożenia lub awaryjnych,
- udzielania pierwszej pomocy.
Nie oznacza to jednak, że każda firma musi posiadać wszystkie wymienione rodzaje instrukcji. Zestaw dokumentów powinien wynikać z rzeczywistych warunków pracy w konkretnym przedsiębiorstwie.
Z czego składa się instrukcja BHP?
W praktyce instrukcję BHP można podzielić na kilka podstawowych części, które porządkują informacje i prowadzą pracownika przez cały przebieg pracy:
Uwagi ogólne
W tej części określa się m.in. cel i zakres instrukcji, osoby, których dotyczy, wymagane kwalifikacje i szkolenia oraz stosowane środki ochrony.
Czynności przed rozpoczęciem pracy
Opisują przygotowanie stanowiska, sprawdzenie stanu sprzętu, narzędzi, urządzeń i zabezpieczeń oraz inne czynności, które należy wykonać przed przystąpieniem do pracy.
Czynności podczas pracy
Określają zasady bezpiecznego wykonywania poszczególnych czynności, korzystania z wyposażenia stanowiska oraz stosowania wymaganych zabezpieczeń i środków ochrony.
Czynności po zakończeniu pracy
Wskazują, jak bezpiecznie zakończyć pracę, uporządkować stanowisko oraz zabezpieczyć sprzęt, narzędzia i urządzenia.
Czynności zabronione
Zawierają najważniejsze zachowania i działania, których pracownik nie może podejmować ze względu na występujące zagrożenia.
Uwagi końcowe
Obejmują m.in. zasady postępowania w przypadku awarii, wypadku lub innego zagrożenia oraz obowiązek zgłaszania zauważonych nieprawidłowości.
Gdzie powinny być dostępne instrukcje BHP?
Pracodawca powinien zapewnić pracownikom stały dostęp do aktualnych instrukcji BHP. W praktyce oznacza to, że pracownik powinien mieć możliwość łatwego skorzystania z właściwej instrukcji w miejscu wykonywania pracy.
W przypadku instrukcji dotyczących maszyn i urządzeń warto umieścić je w pobliżu danego stanowiska lub urządzenia. Pracownik nie powinien być zmuszony do szukania potrzebnej instrukcji w innym pomieszczeniu czy wśród obszernej dokumentacji. Takie rozwiązanie ułatwia skorzystanie z instrukcji dokładnie wtedy, gdy jest potrzebna.
Instrukcje można również uporządkować w segregatorze BHP. Jest to praktyczny sposób przechowywania dokumentacji, szczególnie gdy firma posiada większą liczbę instrukcji dotyczących różnych stanowisk, maszyn i wykonywanych prac. Sam segregator nie zastępuje jednak obowiązku zapewnienia pracownikom stałego dostępu do instrukcji – w razie potrzeby powinny być one dostępne również bezpośrednio przy stanowisku lub urządzeniu.
Niezależnie od sposobu przechowywania instrukcje powinny być czytelne, aktualne i dostosowane do rzeczywistych warunków pracy. Jeżeli zmieni się sposób wykonywania pracy, wykorzystywane urządzenie, technologia lub występujące zagrożenia, należy sprawdzić, czy instrukcja nadal odpowiada warunkom panującym na stanowisku.
Kto odpowiada za przygotowanie instrukcji BHP?
Za zapewnienie pracownikom właściwych i aktualnych instrukcji BHP odpowiada pracodawca. To on powinien zadbać o to, aby dokumentacja odpowiadała rzeczywistym warunkom pracy, wykonywanym czynnościom oraz zagrożeniom występującym w firmie.
Przy opracowywaniu instrukcji pracodawca może korzystać ze wsparcia służby BHP lub zewnętrznego specjalisty ds. BHP. Warto skorzystać z takiej pomocy, ponieważ prawidłowe przygotowanie instrukcji wymaga nie tylko znajomości przepisów, ale również umiejętności oceny konkretnego stanowiska, wykonywanych czynności, stosowanych urządzeń i występujących zagrożeń. Dzięki temu instrukcja jest dopasowana do rzeczywistych warunków pracy, a nie stanowi jedynie uniwersalnego wzoru.
Pracownik również ma obowiązki związane z instrukcjami BHP. Powinien zapoznać się z zasadami bezpieczeństwa dotyczącymi wykonywanej pracy i stosować się do nich. Zgodnie z art. 237⁴ § 3 Kodeksu pracy pracownik potwierdza w postaci papierowej lub elektronicznej zapoznanie się z przepisami oraz zasadami BHP.
Jeżeli w firmie występują różne stanowiska, maszyny, urządzenia lub szczególne zagrożenia, wsparcie specjalisty ds. BHP pozwala również ustalić, jakie instrukcje są rzeczywiście potrzebne i czy cała dokumentacja odpowiada specyfice prowadzonej działalności.
Czy gotowa instrukcja BHP z internetu wystarczy?
Gotowe wzory instrukcji BHP dostępne w internecie mogą być dobrym punktem wyjścia, ale nie warto traktować ich jako gotowego rozwiązania dla każdej firmy. Równie ważne jak sama treść jest to, aby instrukcja była napisana w sposób zrozumiały dla pracownika. PIP zwraca uwagę właśnie na jasne i jednoznaczne wskazanie czynności, zasad bezpiecznej pracy oraz postępowania po jej zakończeniu i w sytuacjach awaryjnych.
Dobrze przygotowana instrukcja nie powinna być więc „ścianą tekstu”. Pracownik powinien móc szybko odnaleźć potrzebną informację, dlatego warto stosować krótkie punkty, wyraźne nagłówki, tabele, wyróżnienia, ramki z najważniejszymi informacjami, a tam, gdzie rzeczywiście pomagają – również piktogramy, proste schematy czy fotografie.
Nowoczesna forma nie musi oznaczać skomplikowanej grafiki. Chodzi przede wszystkim o przejrzysty układ i logiczne uporządkowanie treści, dzięki któremu pracownik od razu widzi, co ma zrobić przed rozpoczęciem pracy, jak wykonywać ją bezpiecznie, czego nie robić i jak postępować w sytuacji awaryjnej.
Pomoc w przygotowaniu instrukcji BHP
W Krajowej Kancelarii Rachunkowej zwracamy uwagę zarówno na merytoryczną zawartość instrukcji, jak i na jej praktyczną formę, tak aby dokument był rzeczywiście użyteczny dla pracownika, a nie tylko poprawny formalnie.
Potrzebujesz instrukcji BHP, które naprawdę sprawdzą się w Twojej firmie? Nie wiesz, jakie instrukcje powinny znaleźć się w Twojej dokumentacji? A może korzystasz z gotowych wzorów i nie masz pewności, czy odpowiadają Twoim warunkom pracy? Pomożemy Ci uporządkować dokumentację BHP i przygotować instrukcje, z których pracownicy mogą rzeczywiście korzystać.
Zapraszamy do kontaktu:
- telefonicznego: +48 698 545 433
- przez e-mail: biuro@kkr.tax
Opracowano na podstawie:
- Ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy (t.j. Dz.U. z 2025 r. poz. 277 z późn. zm.)
- Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 26 września 1997 r. w sprawie ogólnych przepisów bezpieczeństwa i higieny pracy (t.j. Dz. U. z 2003 r. nr 169, poz. 1650 z późn. zm.).