Od 1 stycznia 2026 roku w sektorze publicznym obowiązują nowe zasady liczenia stażu pracy, a od 1 maja 2026 roku obejmują one również pracowników sektora prywatnego. Zmiany te są istotne, ponieważ do stażu pracy można zaliczyć m.in. okresy pracy na podstawie umów zlecenia czy prowadzenia działalności gospodarczej.
Do tej pory przy ustalaniu stażu pracy liczył się głównie etat. Osoby pracujące przez wiele lat w oparciu o umowy zlecenia lub prowadzące działalność gospodarczą nie mogły uwzględnić tych okresów przy naliczaniu uprawnień pracowniczych. Nowe przepisy zmieniają i ujednolicają zasady liczenia stażu pracy niezależnie od formy wykonywanej pracy.
Dla wielu osób nowe przepisy mogą oznaczać szybsze uzyskanie prawa do 26 dni urlopu oraz innych uprawnień zależnych od stażu pracy. Zmiany będą jednak wymagały zgromadzenia odpowiednich dokumentów potwierdzających wcześniejsze okresy aktywności zawodowej oraz dopilnowania ustawowych terminów.
W artykule wyjaśniamy, co dokładnie się zmienia, kto skorzysta na nowych przepisach, jakie dokumenty będą potrzebne oraz o czym powinni pamiętać pracownicy i pracodawcy.
Co zyskują pracownicy po zmianie przepisów?
Po zmianach każdy okres pracy wykonywanej na umowie zleceniu czy w ramach działalności gospodarczej może być wliczony do ogólnego stażu pracy na takich samych zasadach jak zatrudnienie na etacie.
W praktyce oznacza to m.in. szybsze uzyskanie prawa do 26 dni urlopu wypoczynkowego zamiast 20 dni. Dla wielu pracowników może to oznaczać dodatkowe 6 dni wolnego znacznie wcześniej niż dotychczas.
Na nowych przepisach skorzystają przede wszystkim osoby, które przez wiele lat pracowały poza etatem, a dopiero później zostały zatrudnione na umowę o pracę.
W praktyce nowe zasady mogą przełożyć się m.in. na:
- szybsze uzyskanie prawa do 26 dni urlopu,
- wyższy dodatek stażowy,
- wcześniejsze nabycie prawa do nagród jubileuszowych,
- wcześniejsze uzyskanie uprawnień zależnych od stażu pracy.
Nowe uprawnienia będą przysługiwać od momentu wejścia przepisów w życie oraz po udokumentowaniu dodatkowych okresów stażu pracy – zmiany nie oznaczają wyrównania świadczeń za wcześniejsze lata.
Czy nowe przepisy wpłyną na emeryturę lub staż emerytalny?
Nie. Nowe przepisy dotyczą wyłącznie uprawnień pracowniczych, takich jak wymiar urlopu wypoczynkowego, dodatki stażowe czy nagrody jubileuszowe. Okresy zaliczone do stażu pracy na podstawie nowych zasad nie wpływają na prawo do emerytury, wysokość świadczeń emerytalnych ani staż emerytalny ustalany przez ZUS. Oznacza to, że doliczenie okresów pracy na umowach zlecenia czy prowadzenia działalności gospodarczej ma znaczenie wyłącznie przy ustalaniu uprawnień pracowniczych, a nie emerytalnych.
Jakie dokumenty zgromadzić do potwierdzenia stażu pracy?
Skorzystanie z nowych zasad naliczania stażu pracy wymaga potwierdzenia okresów aktywności zawodowej, które dotychczas nie były uwzględniane. Obowiązek przedstawienia odpowiednich dokumentów spoczywa na pracowniku, dlatego warto wcześniej przygotować potrzebne zaświadczenia i potwierdzenia. Im szybciej dokumenty zostaną skompletowane, tym łatwiej będzie skorzystać z nowych uprawnień.
Zaświadczenie z ZUS
To jeden z najważniejszych dokumentów potwierdzających okresy, które mogą zostać zaliczone do stażu pracy. ZUS posiada dane dotyczące składek od 1999 roku i na ich podstawie wydaje zaświadczenia obejmujące m.in. działalność gospodarczą oraz umowy zlecenia.
Wniosek można złożyć elektronicznie przez PUE ZUS. Uzyskane zaświadczenie stanowi oficjalne potwierdzenie okresów podlegających zaliczeniu do stażu pracy.
Jak złożyć wniosek o zaświadczenie z ZUS?
Najwygodniejszym sposobem uzyskania zaświadczenia jest złożenie wniosku elektronicznie przez Platformę Usług Elektronicznych ZUS (PUE ZUS) z poziomu profilu ubezpieczonego. ZUS uruchomił specjalną e-usługę umożliwiającą uzyskanie zaświadczenia potwierdzającego okresy uwzględniane przy ustalaniu stażu pracy.
Wniosek można złożyć wyłącznie elektronicznie – przepisy nie przewidują papierowego formularza. Również samo zaświadczenie wydawane jest w formie elektronicznej. Dokument można pobrać z PUE ZUS, wydrukować lub przekazać pracodawcy w formie pliku elektronicznego.
Poniżej przedstawiamy, gdzie w systemie eZUS znaleźć formularz USP oraz jak krok po kroku złożyć wniosek o wydanie zaświadczenia potrzebnego do przeliczenia stażu pracy.
- Zaloguj się na swoje konto w PUE ZUS (eZUS).
- Przejdź do zakładki „Ubezpieczony”.
- Wejdź w sekcję po lewej stronie Usługi. Katalog usług elektronicznych.
- Wypełnij i wyślij wniosek elektronicznie.
- Po wydaniu dokumentu przez ZUS zaświadczenie będzie dostępne do pobrania na koncie PUE ZUS.
Dokumenty potwierdzające okresy niewidoczne w ZUS
Nie wszystkie okresy aktywności zawodowej będą widoczne w systemie ZUS. Dotyczy to m.in. części umów studenckich, pracy za granicą czy okresów sprzed 1999 roku. W takich przypadkach pracownik będzie musiał samodzielnie przedstawić dokumenty potwierdzające wykonywanie pracy lub prowadzenie działalności.
Mogą to być m.in.:
- umowy i rachunki,
- zaświadczenia od zleceniodawców lub byłych pracodawców,
- dokumenty zagraniczne wraz z tłumaczeniem,
- dokumenty związane z prowadzeniem działalności gospodarczej i opłacaniem składek,
- dokumenty z instytucji podatkowych lub ubezpieczeniowych.
Warto pamiętać, że przepisy nie określają zamkniętego katalogu dokumentów. Ostateczną ocenę przedstawionych dowodów będzie przeprowadzał pracodawca, który może uznać dokumenty za wystarczające lub poprosić pracownika o dodatkowe potwierdzenia. W przypadku sporu ostateczne rozstrzygnięcie może należeć do sądu pracy.
Inne okresy, które będzie można zaliczyć do stażu pracy
Nowe przepisy przewidują możliwość zaliczenia do stażu pracy również mniej typowych okresów aktywności zawodowej, które dotychczas nie były uwzględniane przy ustalaniu uprawnień pracowniczych.
Do stażu pracy będą mogły zostać zaliczone m.in.:
- okresy współpracy z osobą prowadzącą działalność gospodarczą,
- okresy współpracy przy umowach zlecenia lub agencyjnych,
- okresy korzystania z tzw. „ulgi na start”,
- okresy zawieszenia działalności gospodarczej w celu sprawowania osobistej opieki nad dzieckiem,
- członkostwo w rolniczej spółdzielni produkcyjnej lub spółdzielni kółek rolniczych,
- udokumentowane okresy pracy zarobkowej za granicą wykonywanej poza stosunkiem pracy.
W takich przypadkach konieczne będzie przedstawienie dokumentów potwierdzających wykonywanie danej działalności lub współpracy oraz – w zależności od rodzaju danego okresu – dokumentów potwierdzających podleganie ubezpieczeniom społecznym lub spełnienie warunków przewidzianych w przepisach. Pomocne mogą być m.in. zaświadczenia z ZUS, wpisy do CEIDG, dokumenty podatkowe, umowy, zaświadczenia od przedsiębiorców czy dokumenty potwierdzające okres sprawowania opieki nad dzieckiem.
Jakich okresów nadal nie będzie można wliczyć do stażu pracy?
Choć nowe przepisy rozszerzają zasady liczenia stażu pracy, nie wszystkie formy aktywności zawodowej będą mogły zostać do niego zaliczone. W dalszym ciągu część okresów nie będzie uwzględniana przy ustalaniu uprawnień pracowniczych. Do stażu pracy nadal nie będą zaliczane m.in.:
- umowy o dzieło,
- działalność nierejestrowana,
- praca wykonywana „na czarno”,
- co do zasady praktyki studenckie,
- wolontariat,
- okresy aktywności zawodowej, których nie można odpowiednio udokumentować,
- zawieszenie działalności gospodarczej, z wyjątkiem zawieszenia związanego ze sprawowaniem opieki nad dzieckiem.
Ważne terminy dla pracowników i pracodawców
Pracownicy zatrudnieni u obecnego pracodawcy będą mieli 24 miesiące od wejścia w życie nowych przepisów na dostarczenie dokumentów potwierdzających dodatkowe okresy zaliczane do stażu pracy.
Terminy będą różne dla poszczególnych sektorów:
- sektor publiczny – od 1 stycznia 2026 r. do 31 grudnia 2027 r.,
- sektor prywatny – od 1 maja 2026 r. do 30 kwietnia 2028 r.
Choć okres na uzupełnienie dokumentacji jest stosunkowo długi, nie warto odkładać tego na ostatnią chwilę. Im szybciej pracownik przedstawi wymagane dokumenty, tym szybciej pracodawca będzie mógł uwzględnić dodatkowy staż pracy przy naliczaniu uprawnień pracowniczych, np. prawa do 26 dni urlopu.
Warto pamiętać, że okresy niepotwierdzone odpowiednimi dokumentami nie będą mogły zostać zaliczone do stażu pracy. W praktyce oznacza to, że brak dokumentacji może uniemożliwić uwzględnienie części wcześniejszej aktywności zawodowej.
Dlatego już teraz warto:
- przejrzeć posiadane dokumenty,
- odzyskać brakujące świadectwa pracy i umowy,
- skontaktować się z byłymi zleceniodawcami lub pracodawcami,
- pobrać zaświadczenia z ZUS,
- przygotować tłumaczenia dokumentów zagranicznych.
Dobrze przygotowana dokumentacja pozwoli uniknąć problemów z potwierdzeniem stażu pracy po wejściu nowych przepisów w życie.
Co nowe przepisy oznaczają dla pracodawców?
Zmiany dotyczące stażu pracy oznaczają dla pracodawców nowe obowiązki kadrowe oraz konieczność aktualizacji dotychczasowych procedur. Po wejściu przepisów w życie, firmy będą musiały uwzględniać dodatkowe okresy aktywności zawodowej pracowników, o ile zostaną one odpowiednio udokumentowane.
W praktyce nowe przepisy oznaczają dla pracodawców m.in.:
- konieczność weryfikacji nowych dokumentów dostarczanych przez pracowników,
- przeliczanie stażu pracy i uprawnień pracowniczych,
- aktualizację wymiaru urlopu oraz innych świadczeń zależnych od stażu,
- uzupełnianie dokumentacji pracowniczej o nowe zaświadczenia,
- dostosowanie procedur kadrowych do nowych zasad.
Podsumowanie
Nowe zasady liczenia stażu pracy oznaczają dla pracodawców dodatkowe obowiązki związane
z weryfikacją dokumentów, aktualizacją stażu pracy oraz przeliczaniem uprawnień pracowniczych. Firmy powinny przygotować działy HR i procedury kadrowe na przyjmowanie nowych dokumentów oraz obsługę zmian wynikających z nowych przepisów.
Warto również odpowiednio wcześniej poinformować pracowników o konieczności dokumentowania wcześniejszych okresów aktywności zawodowej, ponieważ to od dostarczenia odpowiednich zaświadczeń będzie zależało uwzględnienie dodatkowego stażu pracy.
Opracowano na podstawie
- Ustawa z dnia 26 września 2025 r. o zmianie ustawy – Kodeks pracy oraz niektórych innych ustaw (Dz.U. 2025 poz. 1423),
- Ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy (t.j. Dz. U. z 2025 r. poz. 277 z późn. zm.)
- Ustawa z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (t.j. Dz. U. z 2026 r. poz. 199 z późn. zm.)
- zus.pl, „Stażowe” – nowe regulacje i zaświadczenia od 2026 r., https://www.zus.pl/-/%E2%80%9Esta%C5%BCowe-nowe-regulacje-i-za%C5%9Bwiadczenia-od-2026-r.-1, Data odczytu: 2026.05.08