Wypadek przy pracy wiąże się z szeregiem obowiązków po stronie pracodawcy. Po otrzymaniu informacji o zdarzeniu należy przede wszystkim zapewnić poszkodowanemu pomoc, zabezpieczyć miejsce wypadku, ustalić jego okoliczności i przyczyny oraz sporządzić wymaganą dokumentację powypadkową.
Jakie obowiązki ma pracodawca po zgłoszeniu wypadku?
Otrzymanie informacji o wypadku przy pracy oznacza dla pracodawcy konieczność podjęcia szeregu działań. Należy przede wszystkim zadbać o bezpieczeństwo poszkodowanego i innych osób, a następnie przeprowadzić postępowanie wyjaśniające i dopełnić obowiązków dokumentacyjnych.
Pracodawca powinien:
- zapewnić poszkodowanemu pierwszą pomoc i zadbać o jego bezpieczeństwo,
- zabezpieczyć miejsce wypadku, aby nie doszło do kolejnego zagrożenia i aby możliwe było prawidłowe ustalenie przebiegu zdarzenia,
- usunąć lub ograniczyć istniejące zagrożenie, jeżeli po wypadku nadal może ono zagrażać pracownikom,
- powiadomić właściwe organy, jeżeli doszło do wypadku śmiertelnego, ciężkiego lub zbiorowego – w takich przypadkach należy niezwłocznie zawiadomić właściwego inspektora pracy oraz prokuratora,
- powołać zespół powypadkowy, który zajmie się wyjaśnieniem zdarzenia,
- zapewnić ustalenie okoliczności i przyczyn wypadku,
- ustalić działania profilaktyczne, czyli wskazać, co należy zmienić lub poprawić, aby podobny wypadek nie wydarzył się ponownie,
- zapewnić sporządzenie protokołu powypadkowego przez zespół powypadkowy,
- zatwierdzić sporządzony protokół,
- przekazać protokół poszkodowanemu,
- w przypadku wypadku śmiertelnego, ciężkiego lub zbiorowego przekazać protokół właściwemu inspektorowi pracy,
- zarejestrować wypadek w odpowiedniej dokumentacji,
- sporządzić i przekazać do GUS statystyczną kartę wypadku przy pracy (Z-KW).
Ważne jest więc, że postępowanie po wypadku obejmuje zarówno działania podejmowane bezpośrednio po zdarzeniu, jak i późniejsze ustalenie jego przyczyn, przygotowanie dokumentacji oraz wdrożenie środków zapobiegawczych.
Jaki jest cel postępowania powypadkowego?
Postępowanie powypadkowe ma przede wszystkim ustalić co się wydarzyło, dlaczego doszło do wypadku i jakie były jego okoliczności. Ma to znaczenie zarówno dla prawidłowego ustalenia uprawnień poszkodowanego do świadczeń, jak i dla pracodawcy – pozwala wskazać działania, które mogą zapobiec podobnym zdarzeniom w przyszłości.
Całe postępowanie prowadzi zespół powypadkowy, a jego ustalenia są dokumentowane w protokole ustalenia okoliczności i przyczyn wypadku przy pracy. Sposób przeprowadzania postępowania oraz zasady sporządzania dokumentacji określają przepisy dotyczące ustalania okoliczności i przyczyn wypadków przy pracy.
Jak zabezpieczyć miejsce wypadku?
Po wypadku nie należy od razu porządkować miejsca zdarzenia ani przestawiać znajdujących się tam przedmiotów. Najpierw trzeba zadbać o to, aby miejsce było bezpieczne i aby zachować warunki, które pozwolą później odtworzyć przebieg zdarzenia. Miejsce wypadku należy zabezpieczyć przed dostępem osób postronnych. Nie powinno się również uruchamiać zatrzymanych maszyn ani zmieniać położenia urządzeń, narzędzi czy innych przedmiotów, które mogły mieć związek z wypadkiem. Wyjątkiem są sytuacje, w których jest to konieczne dla ratowania życia lub zdrowia, ochrony mienia albo usunięcia bezpośredniego zagrożenia. Wtedy bezpieczeństwo ma pierwszeństwo przed zachowaniem pierwotnego stanu miejsca wypadku. Po zabezpieczeniu miejsca zespół powypadkowy powinien mieć możliwość przeprowadzenia oględzin. W razie potrzeby miejsce zdarzenia warto również sfotografować lub wykonać jego szkic – takie materiały mogą być pomocne przy ustalaniu przyczyn wypadku.
Kto tworzy zespół powypadkowy?
Po zgłoszeniu wypadku pracodawca powołuje zespół powypadkowy, który co do zasady składa się z dwóch osób. Jego skład zależy przede wszystkim od tego, czy w firmie działa służba BHP oraz społeczna inspekcja pracy.
Najczęściej wygląda to następująco:
- jeśli w zakładzie działa służba BHP i społeczny inspektor pracy, zespół tworzą pracownik służby BHP oraz społeczny inspektor pracy;
- jeśli w firmie nie ma służby BHP ani społecznej inspekcji pracy, zespół może tworzyć pracodawca lub osoba wykonująca zadania służby BHP oraz przedstawiciel pracowników;
- w małych zakładach, w których nie można utworzyć zespołu w jednym z powyższych składów, jego członkami mogą być pracodawca i specjalista spoza zakładu pracy.
Osoby wykonujące zadania BHP w ramach zespołu muszą spełniać wymagania określone w przepisach. Zespół może być powoływany oddzielnie do każdego wypadku albo pracodawca może ustalić jego stały skład. W praktyce warto zrobić to w formie pisemnego zarządzenia, które następnie trafia do dokumentacji powypadkowej. Co ważne, zespół powinien rozpocząć pracę niezwłocznie po otrzymaniu informacji o wypadku. To on będzie zbierał informacje, analizował miejsce zdarzenia, rozmawiał z poszkodowanym i świadkami oraz ustalał przyczyny wypadku. Koszty postępowania powypadkowego ponosi pracodawca.
Jakie dokumenty i dowody zbiera zespół powypadkowy?
Zespół powypadkowy powinien zebrać materiały, które pozwolą dokładnie odtworzyć przebieg zdarzenia i ustalić, co było jego przyczyną. Zakres dokumentacji zależy od konkretnego wypadku – nie zawsze potrzebne będą wszystkie możliwe dokumenty.
W ramach postępowania zespół przede wszystkim:
- przeprowadza oględziny miejsca wypadku i sporządza z nich dokumentację,
- zbiera wyjaśnienia poszkodowanego,
- zbiera informacje od świadków wypadku,
- wykonuje, jeśli jest to potrzebne, fotografie lub szkic miejsca zdarzenia,
- sprawdza stan maszyn, urządzeń technicznych i zabezpieczeń, które mogły mieć związek z wypadkiem,
- analizuje dokumentację dotyczącą stanowiska pracy i warunków wykonywania pracy, jeżeli ma ona znaczenie dla sprawy,
- uwzględnia dokumentację medyczną dotyczącą obrażeń poszkodowanego,
- w razie potrzeby zasięga opinii lekarza, specjalisty lub biegłego,
- zbiera inne dokumenty i dowody, które mogą pomóc w ustaleniu okoliczności i przyczyn zdarzenia.
Wszystkie istotne materiały zgromadzone podczas postępowania powinny zostać dołączone do dokumentacji powypadkowej. Wśród nich mogą znaleźć się m.in. wyjaśnienia poszkodowanego, informacje od świadków, dokumentacja z oględzin, zdjęcia, szkice, opinie specjalistów czy inne dowody związane z wypadkiem. Zebrane dokumenty, wyjaśnienia i inne materiały stanowią podstawę ustaleń zespołu powypadkowego i są uwzględniane przy sporządzaniu protokołu powypadkowego.
Czy obowiązuje termin na sporządzenie protokołu powypadkowego?
Tak. Zespół powypadkowy ma 14 dni na sporządzenie protokołu powypadkowego, ale termin ten liczy się od dnia otrzymania zawiadomienia o wypadku, a nie od dnia, w którym sam wypadek miał miejsce. Jeżeli z uzasadnionych przyczyn postępowanie nie może zostać zakończone w ciągu 14 dni, protokół można sporządzić później. W takiej sytuacji zespół powypadkowy musi podać w protokole przyczyny opóźnienia.
Co dzieje się po sporządzeniu protokołu powypadkowego?
Przed zatwierdzeniem protokołu poszkodowany powinien zostać zapoznany z jego treścią i ma możliwość zgłoszenia uwag lub zastrzeżeń. Następnie protokół trafia do pracodawcy, który ma 5 dni na jego zatwierdzenie. Zatwierdzony dokument otrzymuje poszkodowany, a w przypadku wypadku śmiertelnego – również uprawniony członek rodziny. W przypadku wypadku śmiertelnego, ciężkiego lub zbiorowego protokół przekazuje się także właściwemu inspektorowi pracy.
UWAGA! Dokumentację powypadkową, w tym protokół powypadkowy, pracodawca przechowuje przez 10 lat.
Co wpisuje się do rejestru wypadków przy pracy?
Pracodawca ma obowiązek prowadzić rejestr wypadków przy pracy na podstawie sporządzonych protokołów powypadkowych. Rejestr powinien zawierać najważniejsze informacje dotyczące każdego wypadku, w szczególności:
- imię i nazwisko poszkodowanego,
- miejsce i datę wypadku,
- informacje dotyczące skutków wypadku,
- datę sporządzenia protokołu powypadkowego
- informację, czy zdarzenie zostało uznane za wypadek przy pracy,
- datę przekazania do ZUS wniosku o świadczenia z tytułu wypadku przy pracy,
- liczbę dni niezdolności do pracy,
- inne istotne informacje, w tym wnioski i zalecenia profilaktyczne zespołu powypadkowego.
W przypadku osób wykonujących pracę na podstawie umów cywilnoprawnych dokumentację wypadkową prowadzi się w formie karty wypadku, a nie w rejestrze wypadków przy pracy.
Rejestr służy nie tylko do ewidencjonowania wypadków. Zebrane informacje powinny być wykorzystywane do analizowania przyczyn wypadków i podejmowania działań, które ograniczą ryzyko podobnych zdarzeń w przyszłości.
Kiedy przekazać statystyczną kartę wypadku do GUS?
Statystyczną kartę wypadku przy pracy (Z-KW) przekazuje się elektronicznie przez Portal Sprawozdawczy GUS. Część I należy przekazać w terminie 14 dni roboczych od dnia zatwierdzenia protokołu powypadkowego, a część II – nie później niż w ciągu 6 miesięcy od dnia zatwierdzenia protokołu.
Kiedy poszkodowany może nie otrzymać świadczeń wypadkowych?
Świadczenia z ubezpieczenia wypadkowego mogą nie przysługiwać, jeżeli wyłączną przyczyną wypadku było umyślne lub wynikające z rażącego niedbalstwa naruszenie przez ubezpieczonego przepisów dotyczących ochrony życia i zdrowia. Podobnie jest w sytuacji, gdy ubezpieczony, będąc pod wpływem alkoholu, środków odurzających lub substancji psychotropowych, w znacznym stopniu przyczynił się do spowodowania wypadku. Okoliczności te powinny zostać ustalone i odpowiednio udokumentowane w dokumentacji powypadkowej.
Kiedy ZUS może odmówić świadczeń?
ZUS może odmówić przyznania świadczeń z ubezpieczenia wypadkowego, jeżeli nie zostanie przedstawiony protokół powypadkowy lub karta wypadku, zdarzenie nie zostanie uznane za wypadek przy pracy albo dokumentacja zawiera ustalenia, które nie mają odpowiedniego uzasadnienia.
Dlatego prawidłowe przeprowadzenie postępowania powypadkowego i rzetelne sporządzenie dokumentacji ma znaczenie nie tylko dla pracodawcy, ale również dla poszkodowanego.
Co grozi za niezgłoszenie lub zatajenie wypadku?
Niepowiadomienie właściwych organów o wypadku śmiertelnym, ciężkim lub zbiorowym, a także zatajenie wypadku albo przedstawienie nieprawdziwych informacji lub dokumentów dotyczących zdarzenia, stanowi wykroczenie. Za takie naruszenia może grozić grzywna od 2 000 zł do 60 000 zł.
Podsumowanie
Prawidłowe postępowanie po wypadku przy pracy wymaga szybkiego działania, właściwego zabezpieczenia miejsca zdarzenia oraz dokładnego ustalenia jego okoliczności i przyczyn. Ważne jest również prawidłowe przygotowanie dokumentacji powypadkowej i wdrożenie działań, które pomogą zapobiec podobnym zdarzeniom w przyszłości.
Jeśli potrzebują Państwo wsparcia w tym zakresie, jesteśmy do Państwa dyspozycji:
- pod numerem telefonu: +48 698 545 433
- pod adresem e-mail: biuro@kkr.tax
- stacjonarnie, pod adresem: ul. Szlak 49, 31-153 Kraków (po wcześniejszym umówieniu terminu)
Opracowano na podstawie
- Ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy (t.j. Dz.U. z 2025 r. poz. 277 z późn. zm.)
- Ustawa z dnia 30 października 2002 r. o ubezpieczeniu społecznym z tytułu wypadków przy pracy i chorób zawodowych (Dz.U. z 2025 r. poz. 1644, z późn. zm.)
- Rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 1 lipca 2009 r. w sprawie ustalania okoliczności i przyczyn wypadków przy pracy (Dz.U. z 2009 r. Nr 105, poz. 870, z późn. zm.)
- Rozporządzenie Ministra Rodziny i Polityki Społecznej z dnia 9 grudnia 2022 r. w sprawie statystycznej karty wypadku przy pracy (Dz.U. z 2022 r. poz. 2750)