Praca zdalna na stałe wpisała się w sposób organizacji pracy wielu firm. Choć wykonywanie obowiązków poza siedzibą pracodawcy stało się codziennością, nie oznacza to, że przepisy dotyczące bezpieczeństwa i higieny pracy przestają obowiązywać. Wręcz przeciwnie – pracodawca nadal odpowiada za realizację wielu obowiązków wynikających z Kodeksu pracy, a pracownik powinien zadbać o bezpieczne i ergonomiczne stanowisko pracy.
Z artykułu dowiesz się:
- jakie obowiązki w zakresie BHP mają pracodawca i pracownik,
- jak prawidłowo zorganizować ergonomiczne stanowisko pracy zdalnej,
- kiedy zdarzenie podczas pracy zdalnej może zostać uznane za wypadek przy pracy,
- na jakich zasadach pracodawca może kontrolować miejsce wykonywania pracy zdalnej,
- jakich prac nie można wykonywać w formie pracy zdalnej,
- jakie dokumenty i procedury warto wdrożyć, aby zapewnić zgodność z obowiązującymi przepisami.
Obowiązki pracodawcy i pracownika podczas pracy zdalnej
Praca zdalna nie zmienia podstawowych obowiązków w zakresie BHP. Kodeks pracy wskazuje, za co odpowiada pracodawca, a za co pracownik. Podział obowiązków wygląda następująco:
| Pracodawca odpowiada za: | Pracownik odpowiada za: |
|---|---|
| Przygotowuje ocenę ryzyka zawodowego dla pracy zdalnej. | Organizuje bezpieczne i ergonomiczne stanowisko pracy. |
| Przekazuje informację o zasadach bezpiecznego wykonywania pracy zdalnej. | Przestrzega zasad BHP oraz zaleceń pracodawcy. |
| Zapewnia narzędzia i materiały do pracy lub wypłaca ekwiwalent / ryczałt. | Składa oświadczenie, że stanowisko pracy spełnia wymagania BHP. |
| Zapewnia szkolenie BHP oraz wsparcie techniczne. | Informuje pracodawcę o zagrożeniach, usterkach i wypadkach przy pracy. |
| Może kontrolować wykonywanie pracy zdalnej, przestrzeganie zasad BHP oraz ochronę danych – zgodnie z obowiązującymi przepisami. | Dba o porządek i bezpieczne korzystanie z powierzonego sprzętu. |
Odpowiedzialność za bezpieczeństwo podczas pracy zdalnej jest podzielona pomiędzy pracodawcę i pracownika. Tylko współpraca obu stron pozwala zapewnić bezpieczne i zgodne z przepisami wykonywanie pracy.
Ergonomiczne stanowisko pracy zdalnej – najważniejsze zasady
Praca zdalna daje dużą elastyczność, ale jednocześnie stawia przed pracownikiem nowe wyzwania związane z organizacją stanowiska pracy. W przeciwieństwie do pracy w biurze to właśnie pracownik najczęściej sam odpowiada za przygotowanie miejsca wykonywania obowiązków. Nie zawsze jednak jest ono dostosowane do wielogodzinnej pracy przy komputerze.
Najczęstsze problemy związane z organizacją pracy zdalnej to:
- praca na kanapie lub łóżku zamiast przy biurku,
- korzystanie wyłącznie z laptopa bez dodatkowej klawiatury i myszy,
- nieprawidłowa postawa ciała oraz długotrwałe pochylanie głowy nad ekranem,
- brak regularnych przerw i zmiany pozycji ciała,
- nieodpowiednie oświetlenie stanowiska pracy,
- nieuporządkowane przewody oraz przeciążone gniazdka,
- rozpraszacze wynikające z domowego środowiska pracy, takie jak hałas, telewizor, telefon czy obowiązki domowe,
- zacieranie granicy między czasem pracy a odpoczynkiem, prowadzące do przemęczenia.
Aby ograniczyć ryzyko wystąpienia tych problemów, warto zadbać o prawidłową organizację stanowiska pracy.
| Element organizacji pracy | Dlaczego jest ważny? |
|---|---|
| Ustawienie monitora | Górna krawędź ekranu powinna znajdować się na wysokości oczu, a odległość od monitora wynosić około 40–75 cm. Ogranicza to pochylanie głowy i zmniejsza obciążenie karku. |
| Praca na laptopie | Jeżeli laptop jest używany przez co najmniej połowę dobowego wymiaru czasu pracy, stanowisko powinno być wyposażone w dodatkową klawiaturę i mysz oraz monitor lub podstawkę. Pozwala to zachować prawidłową postawę ciała i zmniejsza ryzyko przeciążeń. |
| Krzesło i biurko | Powinny umożliwiać przyjęcie wygodnej pozycji, zapewniać podparcie odcinka lędźwiowego oraz swobodne ułożenie nóg. |
| Oświetlenie | Najlepiej wykorzystać światło dzienne, unikając odbić i olśnienia na ekranie monitora. Odpowiednie oświetlenie ogranicza zmęczenie wzroku i poprawia komfort pracy. |
| Porządek na stanowisku | Zachowanie porządku na stanowisku pracy oraz właściwe rozmieszczenie sprzętu, dokumentów i przewodów zmniejsza ryzyko potknięć, uszkodzenia sprzętu oraz innych zdarzeń mogących prowadzić do wypadku. |
| Regularne przerwy | Regularna zmiana pozycji ciała oraz krótkie przerwy od pracy przy monitorze zmniejszają ryzyko przeciążeń, poprawiają koncentrację i samopoczucie. |
Kontrola miejsca wykonywania pracy zdalnej
Pracodawca ma prawo kontrolować miejsce wykonywania pracy zdalnej. Kontrola może dotyczyć wykonywania pracy, przestrzegania przepisów BHP oraz ochrony danych osobowych. Jej zasady powinny zostać określone w porozumieniu, regulaminie lub poleceniu wykonywania pracy zdalnej.
Kontrola powinna odbywać się w godzinach pracy, po wcześniejszym uzgodnieniu z pracownikiem oraz w sposób dostosowany do miejsca wykonywania pracy zdalnej. Pracodawca nie ma prawa swobodnie wejść do mieszkania pracownika – kontrola może obejmować wyłącznie kwestie związane z wykonywaniem pracy zdalnej i musi odbywać się z poszanowaniem prywatności pracownika oraz innych osób przebywających w miejscu wykonywania pracy.
Wypadek przy pracy zdalnej
Praca zdalna nie wyklucza możliwości uznania zdarzenia za wypadek przy pracy. Przepisy przewidują taką możliwość również wtedy, gdy do zdarzenia dochodzi w domu pracownika lub innym miejscu uzgodnionym z pracodawcą jako miejsce wykonywania pracy zdalnej.
Aby zdarzenie zostało uznane za wypadek przy pracy, muszą zostać spełnione wszystkie przesłanki określone w przepisach. Oznacza to, że zdarzenie powinno:
- mieć nagły charakter,
- zostać wywołane przyczyną zewnętrzną,
- spowodować uraz lub śmierć pracownika,
- pozostawać w związku z wykonywaną pracą.
Najwięcej wątpliwości w przypadku pracy zdalnej budzi właśnie związek zdarzenia z wykonywaną pracą. Nie wystarczy, że do urazu doszło w domu pracownika. Konieczne jest wykazanie, że w chwili zdarzenia pracownik wykonywał obowiązki służbowe lub czynności pozostające w związku z pracą.
W praktyce analizuje się przede wszystkim, czy istnieje:
- związek miejscowy – zdarzenie miało miejsce w uzgodnionym miejscu wykonywania pracy zdalnej,
- związek czasowy – doszło do niego w czasie wykonywania pracy,
- związek funkcjonalny – pracownik wykonywał obowiązki służbowe lub czynności pozostające w związku z pracą.
Poniżej przedstawiamy przykłady zdarzeń, które po analizie okoliczności konkretnej sprawy, mogą zostać uznane za wypadek przy pracy zdalnej oraz takich, które zwykle nie spełniają tej definicji.
| Może zostać uznane za wypadek przy pracy* | Co do zasady nie będzie uznane za wypadek przy pracy* |
|---|---|
| Potknięcie o przewód zasilający komputera podczas wykonywania obowiązków służbowych. | Oparzenie podczas przygotowywania posiłku. |
| Upadek podczas przechodzenia po dokumenty lub sprzęt niezbędny do pracy. | Uraz podczas sprzątania mieszkania. |
| Porażenie prądem wskutek awarii komputera lub innego sprzętu wykorzystywanego do pracy. | Upadek podczas wyprowadzania psa. |
| Uraz podczas przenoszenia służbowego sprzętu lub dokumentów. | Uraz podczas wykonywania prac ogrodowych lub innych prywatnych obowiązków. |
| Upadek ze schodów podczas wykonywania czynności związanych z pracą. | Skaleczenie podczas wykonywania czynności niezwiązanych z pracą. |
* O tym, czy dane zdarzenie zostanie uznane za wypadek przy pracy, decyduje analiza wszystkich okoliczności konkretnego przypadku oraz spełnienie przesłanek określonych w przepisach.
Wypadek w drodze do pracy zdalnej
Przy pracy zdalnej nie występuje klasyczny wypadek w drodze do pracy. Skoro miejscem wykonywania obowiązków jest najczęściej dom pracownika, trudno uznać przejście z sypialni do domowego biura czy z kuchni do stanowiska komputerowego za drogę do pracy w rozumieniu przepisów. Jeżeli pracownik rozpoczyna pracę w domu, przepisy dotyczące wypadku w drodze do pracy nie mają zastosowania. Inaczej może być, gdy na polecenie pracodawcy udaje się do siedziby firmy, np. po odbiór sprzętu, dokumentów lub w celu wykonania innych obowiązków służbowych. Wówczas ocena zdarzenia zależy od okoliczności oraz celu podróży. Jeżeli natomiast do zdarzenia dojdzie już podczas wykonywania obowiązków służbowych w miejscu pracy zdalnej, będzie ono oceniane pod kątem przesłanek wypadku przy pracy, a nie wypadku w drodze do pracy.
Prace, których nie można wykonywać zdalnie
Nie każdą pracę można wykonywać poza siedzibą pracodawcy. Kodeks pracy wprost wskazuje rodzaje prac, które nie mogą być wykonywane w formie pracy zdalnej, ponieważ mogłyby stwarzać zagrożenie dla zdrowia lub bezpieczeństwa pracownika albo innych osób.
Praca zdalna nie może obejmować:
- prac szczególnie niebezpiecznych, np. prac na wysokości, robót budowlanych czy prac w wykopach,
- prac, w wyniku których następuje przekroczenie dopuszczalnych norm czynników fizycznych określonych dla pomieszczeń mieszkalnych, np. prac związanych z nadmiernym hałasem, drganiami lub promieniowaniem,
- prac z czynnikami chemicznymi stwarzającymi zagrożenie, np. z użyciem substancji żrących, toksycznych lub łatwopalnych,
- prac związanych ze stosowaniem lub wydzielaniem się szkodliwych czynników biologicznych, substancji radioaktywnych oraz innych substancji lub mieszanin wydzielających uciążliwe zapachy, np. w laboratoriach lub niektórych zakładach produkcyjnych,
- prac powodujących intensywne brudzenie, np. prac lakierniczych, malarskich czy związanych z obróbką materiałów pylących.
W praktyce praca zdalna najczęściej dotyczy stanowisk administracyjno-biurowych. Ograniczenia wynikające z Kodeksu pracy odnoszą się przede wszystkim do prac stwarzających zagrożenie dla zdrowia lub bezpieczeństwa.
Szkolenia BHP podczas pracy zdalnej
Praca zdalna nie zwalnia pracodawcy z obowiązku zapewnienia pracownikom szkoleń BHP. Miejsce wykonywania pracy nie ma wpływu na konieczność odpowiedniego przygotowania pracownika do bezpiecznego wykonywania obowiązków.
W przypadku pracowników administracyjno-biurowych szkolenie wstępne BHP może zostać przeprowadzone z wykorzystaniem środków komunikacji elektronicznej, jeżeli pozwala na to charakter wykonywanej pracy. Pracodawca nadal ma jednak obowiązek właściwego udokumentowania szkolenia oraz terminowego przeprowadzania szkoleń okresowych. Szkolenie powinno uwzględniać zagadnienia związane z pracą zdalną, w szczególności zasady ergonomii, bezpiecznej organizacji stanowiska pracy oraz postępowania w razie wypadku.
Sprawdź, czy Twoja firma jest przygotowana do bezpiecznej pracy zdalnej
Praca zdalna wymaga nie tylko zapewnienia odpowiednich narzędzi, ale również właściwie przygotowanej dokumentacji i procedur. Sprawdź, czy Twoja firma spełnia najważniejsze obowiązki związane z bezpiecznym wykonywaniem pracy zdalnej.
| Pytanie | TAK | NIE |
|---|---|---|
| Czy firma posiada regulamin lub zasady wykonywania pracy zdalnej? | ☐ | ☐ |
| Czy została przygotowana ocena ryzyka zawodowego dla pracy zdalnej? | ☐ | ☐ |
| Czy pracownicy otrzymali informację o zasadach bezpiecznego wykonywania pracy zdalnej? | ☐ | ☐ |
| Czy odebrano wymagane oświadczenia od pracowników wykonujących pracę zdalną? | ☐ | ☐ |
| Czy zapewniono szkolenia BHP oraz pomoc techniczną? | ☐ | ☐ |
| Czy określono zasady kontroli pracy zdalnej oraz przestrzegania zasad BHP? | ☐ | ☐ |
| Czy firma posiada procedurę postępowania w razie wypadku przy pracy zdalnej? | ☐ | ☐ |
| Czy dokumentacja dotycząca pracy zdalnej jest aktualna i zgodna z obowiązującymi przepisami? | ☐ | ☐ |
Jeżeli choć na jedno z pytań odpowiedziałeś „NIE”, warto zweryfikować obowiązującą dokumentację oraz procedury dotyczące pracy zdalnej. Pozwoli to ograniczyć ryzyko nieprawidłowości podczas kontroli i zapewnić zgodność z obowiązującymi przepisami.
Potrzebujesz wsparcia?
W Krajowej Kancelarii Rachunkowej pomagamy pracodawcom kompleksowo wdrożyć zasady bezpiecznej pracy zdalnej. Przygotowujemy dokumentację BHP, opracowujemy ocenę ryzyka zawodowego, tworzymy procedury, prowadzimy szkolenia oraz wspieramy firmy w zapewnieniu zgodności z obowiązującymi przepisami.
Zapraszamy do kontaktu:
- telefonicznego: +48 698 545 433
- mailowego: biuro@kkr.tax
Opracowano na podstawie:
- Ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy (t.j. Dz.U. z 2025 r. poz. 277 z późn. zm.)
- Ustawa z dnia 30 października 2002 r. o ubezpieczeniu społecznym z tytułu wypadków przy pracy i chorób zawodowych (t.j. Dz.U. z 2025 r. poz. 1644 z późn. zm.).
- Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 1 grudnia 1998 r. w sprawie bezpieczeństwa i higieny pracy na stanowiskach wyposażonych w monitory ekranowe (t.j. Dz.U. z 2025 r. poz. 58).
- Rozporządzenie Ministra Gospodarki i Pracy z dnia 27 lipca 2004 r. w sprawie szkolenia w dziedzinie bezpieczeństwa i higieny pracy (t.j. Dz.U. z 2024 r. poz. 1327 z późn. zm.).