Zatrudnienie nowego pracownika wiąże się nie tylko z podpisaniem umowy i przygotowaniem stanowiska pracy. Jednym z podstawowych obowiązków pracodawcy jest również zapewnienie szkolenia wstępnego BHP, które musi zostać przeprowadzone jeszcze przed dopuszczeniem pracownika do wykonywania obowiązków.
W praktyce wielu przedsiębiorców ma jednak wątpliwości: kto powinien przeprowadzić szkolenie, co dokładnie obejmuje instruktaż oraz jak powinna wyglądać cała procedura krok po kroku. W tym artykule specjalista ds. BHP przedstawia najważniejsze zasady dotyczące szkolenia wstępnego BHP oraz pokazuje, jak prawidłowo zorganizować cały proces zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa pracy.
Czym jest szkolenie wstępne BHP?
Szkolenie wstępne BHP to obowiązkowe szkolenie, które należy przeprowadzić przed dopuszczeniem pracownika do pracy. Jego celem jest zapoznanie pracownika z zasadami bezpieczeństwa i higieny pracy, zagrożeniami występującymi na stanowisku oraz sposobami bezpiecznego wykonywania obowiązków.
Obowiązek przeprowadzenia szkolenia wynika z art. 237³ § 1 i § 2 Kodeksu pracy. Szkolenie wstępne odbywają przede wszystkim nowo zatrudnieni pracownicy, a także studenci i uczniowie odbywający praktyki.
Czy pracownik ma obowiązek odbyć szkolenie wstępne BHP?
Tak. Jednym z podstawowych obowiązków pracownika jest znajomość przepisów i zasad bezpieczeństwa i higieny pracy oraz udział w szkoleniach i instruktażach z tego zakresu. Obowiązek ten wynika z art. 211 pkt 1 i 2 Kodeksu pracy.
Celem szkolenia wstępnego BHP jest zapoznanie pracownika z zagrożeniami występującymi w środowisku pracy, obowiązującymi zasadami bezpieczeństwa oraz sposobami bezpiecznego wykonywania obowiązków służbowych. Dzięki temu pracownik zdobywa wiedzę i umiejętności niezbędne do wykonywania pracy w sposób bezpieczny zarówno dla siebie, jak i innych osób przebywających w miejscu pracy.
Z jakich części składa się szkolenie wstępne BHP?
Szkolenie wstępne BHP przeprowadzane jest w formie instruktażu na podstawie programów opracowanych dla poszczególnych grup stanowisk pracy.
Zgodnie z przepisami szkolenie wstępne obejmuje:
- instruktaż ogólny,
- instruktaż stanowiskowy.
Na czym polega instruktaż ogólny?
Instruktaż ogólny to pierwsza, teoretyczna część szkolenia wstępnego BHP. Jego celem jest zapoznanie pracownika z podstawowymi przepisami i zasadami bezpieczeństwa i higieny pracy obowiązującymi w danym zakładzie pracy. Podczas instruktażu omawiane są m.in. przepisy BHP, zasady obowiązujące u pracodawcy, w tym wynikające z regulaminu pracy – jeżeli funkcjonuje w firmie – oraz podstawowe zasady udzielania pierwszej pomocy.
Minimalny czas instruktażu ogólnego wynosi 3 godziny lekcyjne, czyli 2 godziny i 15 minut zegarowych.
Kto może prowadzić instruktaż ogólny?
Instruktaż ogólny może prowadzić:
- pracownik służby BHP,
- osoba wykonująca u pracodawcy zadania służby BHP,
- wyznaczony pracownik posiadający odpowiednią wiedzę i aktualne szkolenie BHP,
- pracodawca – w przypadkach dopuszczonych przepisami.
Osoba prowadząca instruktaż powinna posiadać wiedzę i umiejętności pozwalające na prawidłowe przekazanie zasad bezpieczeństwa i higieny pracy.
Kiedy pracodawca może sam prowadzić instruktaż ogólny?
Pracodawca może samodzielnie prowadzić instruktaż ogólny wyłącznie wtedy, gdy spełnia warunki do wykonywania zadań służby BHP w swojej firmie oraz ukończył odpowiednie szkolenie w tym zakresie. Nie chodzi jednak o szkolenie okresowe BHP dla pracodawców i osób kierujących pracownikami. Aby wykonywać zadania służby BHP i prowadzić instruktaż ogólny, pracodawca musi ukończyć odrębne szkolenie przygotowujące do realizacji zadań służby bezpieczeństwa i higieny pracy.
Możliwość samodzielnego wykonywania zadań służby BHP dotyczy przede wszystkim:
- pracodawców zatrudniających do 10 pracowników,
- pracodawców zatrudniających do 50 pracowników, jeżeli prowadzona działalność została zakwalifikowana do grupy działalności o nie wyższej niż trzeciej kategorii ryzyka (kategorię ryzyka można sprawdzić m.in. na podstawie kodu PKD w tabelach ZUS dotyczących składki wypadkowej – s. 22).
Szkolenie uprawniające do wykonywania zadań służby BHP jest bardziej rozbudowane i wymagające niż standardowe szkolenie okresowe dla pracodawców. Z tego względu wielu przedsiębiorców decyduje się na powierzenie prowadzenia szkoleń BHP zewnętrznym specjalistom, co pozwala mieć pewność, że obowiązki zostały zrealizowane prawidłowo i zgodnie z przepisami.
Czym jest instruktaż stanowiskowy?
Instruktaż stanowiskowy to praktyczna część szkolenia wstępnego BHP, która odbywa się bezpośrednio na stanowisku pracy. Jego celem jest przygotowanie pracownika do bezpiecznego wykonywania codziennych obowiązków oraz pokazanie, jak w praktyce stosować zasady bezpieczeństwa i higieny pracy. W przeciwieństwie do instruktażu ogólnego pracownik nie poznaje tutaj wyłącznie przepisów, ale uczy się wykonywania konkretnych czynności w sposób bezpieczny i zgodny z obowiązującymi zasadami.
Jakie są etapy instruktażu stanowiskowego?
Rozmowa wstępna instruktora z pracownikiem
Pierwszym etapem instruktażu stanowiskowego jest rozmowa instruktora z pracownikiem. Omawiany jest zakres obowiązków, organizacja pracy oraz dotychczasowe doświadczenie pracownika. Celem tej części instruktażu jest przygotowanie pracownika do kolejnych etapów szkolenia oraz wstępne zapoznanie go ze sposobem wykonywania pracy na danym stanowisku.
Pokaz i omówienie sposobu wykonywania pracy
Następnie osoba prowadząca instruktaż pokazuje pracownikowi, jak prawidłowo wykonywać czynności robocze zgodnie z zasadami BHP. Na tym etapie omawiane są m.in.:
- bezpieczna obsługa maszyn i urządzeń,
- korzystanie ze środków ochrony indywidualnej,
- prawidłowe wykonywanie pracy,
- zagrożenia występujące na stanowisku pracy.
Celem tej części jest pokazanie pracownikowi właściwych metod pracy przed rozpoczęciem samodzielnego wykonywania obowiązków.
Próbne wykonanie pracy przez pracownika
Kolejnym etapem instruktażu stanowiskowego jest próbne wykonanie pracy pod nadzorem instruktora. Pracownik wykonuje czynności, które będą należały do jego obowiązków na danym stanowisku, a osoba prowadząca szkolenie obserwuje sposób ich wykonywania. Na tym etapie możliwe jest skorygowanie błędów oraz wyjaśnienie ewentualnych wątpliwości.
Samodzielna praca pod nadzorem
Ostatnim etapem instruktażu stanowiskowego jest samodzielne wykonywanie pracy przez pracownika pod nadzorem osoby prowadzącej instruktaż, co pozwala ocenić, czy potrafi on bezpiecznie wykonywać powierzone obowiązki.
Instruktaż powinien zakończyć się sprawdzeniem wiedzy i umiejętności pracownika. Dopiero pozytywny wynik pozwala dopuścić pracownika do pracy na danym stanowisku.
Ile trwa instruktaż stanowiskowy?
Czas trwania instruktażu stanowiskowego zależy od rodzaju wykonywanej pracy, poziomu zagrożeń występujących na stanowisku oraz doświadczenia pracownika. Przepisy określają jednak minimalny czas trwania takiego szkolenia.
Instruktaż stanowiskowy nie może trwać krócej niż:
- 8 godzin lekcyjnych – w przypadku stanowisk robotniczych oraz stanowisk, na których występują czynniki szkodliwe, niebezpieczne lub uciążliwe,
- 2 godziny lekcyjne – dla pracowników administracyjno-biurowych narażonych na działanie czynników uciążliwych.
W praktyce oznacza to, że im bardziej skomplikowane lub niebezpieczne stanowisko pracy, tym instruktaż powinien być bardziej szczegółowy i odpowiednio dłuższy.
Kto może przeprowadzić instruktaż stanowiskowy?
Instruktaż stanowiskowy może przeprowadzić pracodawca lub wyznaczona przez niego osoba kierująca pracownikami, na przykład kierownik, brygadzista lub mistrz. Osoba ta powinna posiadać:
- odpowiednie kwalifikacje zawodowe,
- doświadczenie związane z wykonywaną pracą,
- znajomość zagrożeń występujących na danym stanowisku,
- oraz przeszkolenie w zakresie metod prowadzenia instruktażu stanowiskowego.
W praktyce wymóg przeszkolenia w zakresie metod prowadzenia instruktażu stanowiskowego najczęściej spełnia aktualne szkolenie okresowe BHP dla pracodawców i osób kierujących pracownikami, którego program obejmuje również zagadnienia związane z metodyką prowadzenia instruktażu stanowiskowego.
Kto musi odbyć instruktaż stanowiskowy?
Instruktaż stanowiskowy należy przeprowadzić przed dopuszczeniem pracownika do wykonywania pracy na określonym stanowisku. Obowiązek ten dotyczy przede wszystkim:
- pracowników zatrudnianych na stanowiskach robotniczych,
- pracowników wykonujących pracę, przy której występują czynniki szkodliwe, niebezpieczne lub uciążliwe,
- pracowników przenoszonych na takie stanowiska,
- uczniów odbywających praktyczną naukę zawodu,
- studentów odbywających praktyki studenckie.
Warto pamiętać, że instruktaż stanowiskowy powinien zostać przeprowadzony osobno dla każdego stanowiska pracy. Jeżeli pracownik wykonuje obowiązki na kilku różnych stanowiskach, musi zostać zapoznany z zagrożeniami oraz zasadami bezpiecznej pracy na każdym z nich.
Ponowne przeprowadzenie instruktażu stanowiskowego może być konieczne również w przypadku zmian organizacyjnych lub technicznych w miejscu pracy. Dotyczy to między innymi:
- zmiany procesu technologicznego,
- reorganizacji stanowiska pracy,
- wprowadzenia nowych maszyn lub urządzeń,
- stosowania nowych substancji niebezpiecznych lub szkodliwych dla zdrowia.
W takich sytuacjach pracownik powinien zostać ponownie przygotowany do bezpiecznego wykonywania pracy w zmienionych warunkach.
Jak należy dokumentować odbycie szkolenia wstępnego przez pracownika?
Odbycie szkolenia wstępnego BHP musi zostać odpowiednio udokumentowane. Po zakończeniu instruktażu ogólnego oraz instruktażu stanowiskowego pracownik potwierdza odbycie szkolenia podpisem na karcie szkolenia wstępnego BHP. Wzór karty szkolenia wstępnego określają przepisy rozporządzenia w sprawie szkolenia w dziedzinie bezpieczeństwa i higieny pracy. Podpisaną kartę szkolenia wstępnego przechowuje się w części B akt osobowych pracownika.
Do niniejszego artykułu dołączamy również wzór prawidłowo wypełnionej karty szkolenia wstępnego BHP wraz z praktycznym komentarzem – zachęcamy do pobrania materiału.
Czy karta szkolenia wstępnego BHP może być podpisana elektronicznie?
Tak. Od 12 grudnia 2025 r. przepisy dopuszczają możliwość elektronicznego potwierdzania odbycia szkolenia wstępnego BHP. Oznacza to, że odbycie instruktażu ogólnego i stanowiskowego oraz dopuszczenie pracownika do pracy mogą zostać potwierdzone zarówno w postaci papierowej, jak i elektronicznej.
Przepisy posługują się pojęciem „postaci elektronicznej”, a nie kwalifikowanego podpisu elektronicznego. Nie ma więc obowiązku, aby pracownik posiadał podpis kwalifikowany. Ważne jest jednak, aby możliwe było ustalenie:
- kto potwierdził szkolenie,
- kiedy zostało ono potwierdzone,
- oraz jakiego szkolenia dotyczyło potwierdzenie.
W praktyce karta szkolenia wstępnego nadal powinna zostać sporządzona zgodnie z obowiązującym wzorem. Jeżeli potwierdzenie odbycia szkolenia następuje elektronicznie, do karty należy dołączyć dokumenty lub potwierdzenia elektroniczne.
Pracownik może potwierdzić odbycie szkolenia m.in. poprzez:
- wiadomość e-mail,
- akceptację w systemie HR,
- ukończenie szkolenia e-learningowego,
- potwierdzenie na platformie szkoleniowej.
Dokumenty te przechowuje się razem z kartą szkolenia wstępnego w aktach osobowych pracownika.
Kto opracowuje program szkolenia wstępnego BHP?
Program szkolenia wstępnego BHP opracowuje pracodawca lub osoba wykonująca zadania z zakresu BHP w firmie. Program powinien określać tematykę, sposób przeprowadzenia instruktażu oraz czas trwania szkolenia. Musi być również dostosowany do rodzaju wykonywanej pracy i zagrożeń występujących na danym stanowisku. Programy szkolenia opracowuje się na podstawie ramowych programów określonych w rozporządzeniu w sprawie szkolenia w dziedzinie bezpieczeństwa i higieny pracy. Aktualne programy szkolenia powinny być przechowywane przez pracodawcę i okazywane podczas kontroli Państwowej Inspekcji Pracy.
Czy pracodawca również musi odbyć szkolenie BHP?
Tak. Obowiązek odbywania szkoleń BHP dotyczy również pracodawców. Zgodnie z art. 237³ § 2¹ Kodeksu pracy pracodawca ma obowiązek odbyć szkolenie w dziedzinie bezpieczeństwa i higieny pracy oraz aktualizować swoją wiedzę w zakresie niezbędnym do prawidłowego wykonywania obowiązków związanych z BHP. W praktyce oznacza to, że pracodawca powinien znać przepisy dotyczące bezpieczeństwa pracy, organizacji stanowisk pracy oraz obowiązków związanych z ochroną zdrowia i życia pracowników. Jest to szczególnie istotne w przypadku pracodawców samodzielnie wykonujących zadania służby BHP lub prowadzących instruktaż ogólny dla pracowników.
Czy zleceniobiorca musi odbyć szkolenie wstępne BHP?
W przypadku osób wykonujących pracę na podstawie umowy zlecenia przepisy nie przewidują obowiązkowego szkolenia wstępnego BHP w każdej sytuacji. Decyzja o jego przeprowadzeniu powinna uwzględniać rodzaj wykonywanej pracy oraz poziom występujących zagrożeń.
Jeżeli praca wiąże się m.in. z obsługą maszyn, wykonywaniem prac niebezpiecznych lub narażeniem na działanie czynników szkodliwych, przedsiębiorca może wymagać odbycia szkolenia wstępnego BHP przed dopuszczeniem do pracy. Zgodnie z art. 304 § 1 Kodeksu pracy przedsiębiorca ma obowiązek zapewnić bezpieczne i higieniczne warunki pracy również zleceniobiorcom. Z kolei art. 304¹ w związku z art. 211 Kodeksu pracy nakłada na zleceniobiorcę obowiązek przestrzegania przepisów i zasad BHP oraz udziału w wymaganych szkoleniach.
W praktyce oznacza to, że przy pracach obarczonych większym ryzykiem szkolenie wstępne BHP może być wymagane również od osób zatrudnionych na podstawie umowy zlecenia.
Kiedy szkolenie wstępne BHP nie jest wymagane?
Przepisy przewidują wyjątek od obowiązku przeprowadzania szkolenia wstępnego BHP.
Szkolenie przed dopuszczeniem do pracy nie jest wymagane w przypadku, gdy pracownik podejmuje ponownie pracę u tego samego pracodawcy na tym samym stanowisku bezpośrednio po zakończeniu poprzedniej umowy o pracę. W praktyce oznacza to, że jeżeli pomiędzy umowami nie wystąpiła przerwa, a zakres obowiązków i warunki pracy pozostają takie same, pracodawca nie musi ponownie przeprowadzać szkolenia wstępnego BHP.
Co grozi za nieprzeprowadzenie szkolenia wstępnego BHP?
Dopuszczenie pracownika do pracy bez wymaganego szkolenia wstępnego BHP stanowi naruszenie przepisów Kodeksu pracy i może skutkować odpowiedzialnością pracodawcy, szczególnie w przypadku wypadku przy pracy. Podczas kontroli Państwowej Inspekcji Pracy brak szkolenia lub nieprawidłowo prowadzona dokumentacja mogą skutkować nałożeniem kary grzywny.
Obecnie, zgodnie z art. 283 § 1 Kodeksu pracy, kara za naruszenie przepisów i zasad BHP wynosi od 1 000 zł do 30 000 zł. Od 8 lipca 2026 r., w związku ze zmianami przepisów dotyczących uprawnień Państwowej Inspekcji Pracy, wysokość tych kar wzrośnie do od 2 000 zł do 60 000 zł.
Dlaczego warto zadbać o prawidłowe szkolenie wstępne BHP?
Prawidłowo przeprowadzone szkolenie wstępne BHP to nie tylko obowiązek wynikający z przepisów, ale również realne wsparcie dla bezpieczeństwa i organizacji pracy w firmie. Dobrze przygotowany pracownik:
- lepiej zna zagrożenia występujące na stanowisku pracy,
- wie, jak bezpiecznie wykonywać swoje obowiązki,
- rzadziej popełnia błędy mogące prowadzić do wypadków,
- szybciej odnajduje się w nowym miejscu pracy,
- sprawniej wykonuje codzienne obowiązki.
Z perspektywy pracodawcy prawidłowo przeprowadzone i udokumentowane szkolenie wstępne BHP stanowi również ważne zabezpieczenie podczas kontroli Państwowej Inspekcji Pracy, ewentualnych postępowań powypadkowych oraz pozwala ograniczyć ryzyko kar związanych z naruszeniem przepisów BHP. Warto więc traktować szkolenie wstępne BHP nie jako formalność, ale jako jeden z podstawowych elementów bezpiecznej i dobrze zorganizowanej pracy.
Oferta na szkolenie wstępne BHP i wsparcie dla pracodawców
Rozszerzyliśmy ofertę Krajowej Kancelarii Rachunkowej o usługi z zakresu bezpieczeństwa i higieny pracy, w tym m.in. prowadzenie szkoleń wstępnych BHP oraz wsparcie przedsiębiorców w realizacji obowiązków związanych z dokumentacją i organizacją szkoleń.
Szkolenia prowadzimy zarówno w formie e-learningu na platformie szkoleniowej, jak i online na żywo za pośrednictwem platform Microsoft Teams lub Google Meet.
Jeżeli chcą Państwo mieć pewność, że szkolenia BHP oraz dokumentacja z tym związana prowadzone są prawidłowo i zgodnie z obowiązującymi przepisami, zachęcamy do kontaktu:
- telefonicznego: +48 698 545 433
- poprzez e-mail: biuro@kkr.tax
- osobiście (po wcześniejszym uzgodnieniu terminu): ul. Szlak 20/14, 31-153 Kraków
Opracowano na podstawie
- Ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy (t.j. Dz. U. z 2025 r. poz. 277 z późn. zm.)
- Rozporządzenie Ministra Gospodarki i Pracy z dnia 27 lipca 2004 r. w sprawie szkolenia w dziedzinie bezpieczeństwa i higieny pracy (t.j. Dz. U. z 2024 r. poz. 1327 z późn. zm.)
- Ustawa z dnia 13.04.2007 r. o Państwowej Inspekcji Pracy (t.j. Dz. U. z 2024 r. poz. 1712 z późn. zm.)