Pracodawca ma obowiązek zapewnić pracownikowi odzież i obuwie robocze, jeżeli jego własna odzież może ulec zniszczeniu lub znacznemu zabrudzeniu albo wymagają tego względy technologiczne, sanitarne lub BHP. Jeżeli na stanowisku występują zagrożenia, których nie można odpowiednio ograniczyć innymi metodami, pracodawca musi również zapewnić odpowiednie środki ochrony indywidualnej (ŚOI).
Warto przy tym pamiętać, że odzież robocza, ŚOI i środki higieny osobistej to trzy różne kategorie wyposażenia, a zasady ich zapewniania nie są takie same.
Czy pracownik może korzystać z własnej odzieży roboczej?
Tak, ale tylko po spełnieniu określonych warunków. Pracodawca może ustalić stanowiska, na których dopuszcza się używanie przez pracowników za ich zgodą własnej odzieży i obuwia roboczego, pod warunkiem że spełniają one wymagania bezpieczeństwa i higieny pracy.
Takiego rozwiązania nie można stosować na stanowiskach, na których wykonywane są prace związane z bezpośrednią obsługą maszyn i innych urządzeń technicznych ani prace powodujące intensywne brudzenie lub skażenie odzieży i obuwia roboczego środkami chemicznymi, promieniotwórczymi lub materiałami biologicznie zakaźnymi.
Czy pracownik powinien otrzymać ekwiwalent pieniężny za korzystanie z własnej odzieży roboczej?
Tak. Jeżeli pracownik, za zgodą pracodawcy, korzysta z własnej odzieży i obuwia roboczego, pracodawca ma obowiązek wypłacić mu ekwiwalent pieniężny. Jego wysokość powinna uwzględniać aktualne ceny zakupu odzieży i obuwia odpowiednich dla danego stanowiska.
Przepisy nie określają, jak często należy wypłacać ekwiwalent. Termin i zasady jego wypłaty pracodawca powinien ustalić z pracownikami lub ich przedstawicielem.
Czy pracownikowi przysługuje ekwiwalent za pranie odzieży roboczej?
Co do zasady to pracodawca odpowiada za pranie, konserwację, naprawę, odpylanie i odkażanie przydzielonej pracownikowi odzieży i obuwia roboczego.
Jeżeli pracodawca nie może zapewnić prania, może powierzyć je pracownikowi. W takim przypadku ma obowiązek wypłacić ekwiwalent pieniężny odpowiadający kosztom poniesionym przez pracownika. Przepisy nie określają konkretnego sposobu jego wyliczenia. Przy ustalaniu wysokości ekwiwalentu należy jednak uwzględnić rzeczywiste koszty prania, np. ceny usług pralniczych lub koszty prania wykonywanego w domu.
Uwaga! Prania, konserwacji, odpylania ani odkażania nie można jednak powierzyć pracownikowi, jeżeli odzież została skażona w związku z wykonywaną pracą środkami chemicznymi, promieniotwórczymi lub materiałami biologicznie zakaźnymi. Skażona odzież i obuwie robocze oraz środki ochrony indywidualnej powinny być przechowywane w miejscu przeznaczonym do tego celu. Za jego odpowiednią organizację odpowiada pracodawca.
Co pracodawca powinien zapewnić pracownikom w zakresie higieny?
Pracodawca powinien zapewnić pracownikom środki higieny osobistej odpowiednie do rodzaju i stopnia zabrudzenia ciała przy wykonywanej pracy.
Przepisy nie określają zamkniętej listy takich środków ani sztywnych norm ich przydziału. Ich rodzaj i ilość powinny być dostosowane do warunków wykonywania pracy. Zasady zapewniania środków higieny osobistej pracodawca powinien określić w regulaminie pracy lub, jeżeli nie ma obowiązku jego ustalenia, w innym akcie wewnątrzzakładowym.
Środki higieny osobistej stanowią odrębną kategorię od odzieży roboczej i środków ochrony indywidualnej (ŚOI). Ich zadaniem jest zapewnienie pracownikom odpowiednich warunków higienicznych, a nie ochrona przed konkretnym zagrożeniem występującym na stanowisku pracy.
Kiedy pracodawca musi zapewnić środki ochrony indywidualnej (ŚOI)?
Środki ochrony indywidualnej (ŚOI) służą ochronie pracownika przed zagrożeniami występującymi w środowisku pracy. Należy je stosować wtedy, gdy zagrożeń nie można uniknąć lub wystarczająco ograniczyć za pomocą środków ochrony zbiorowej albo odpowiedniej organizacji pracy. ŚOI pracodawca zapewnia pracownikowi nieodpłatnie i nie może dopuścić go do pracy bez wyposażenia wymaganego na danym stanowisku.
Do ŚOI zaliczamy m.in. hełmy, okulary ochronne, ochronniki słuchu, rękawice i obuwie ochronne, środki ochrony dróg oddechowych oraz wyposażenie chroniące przed upadkiem z wysokości.
Rodzaj i zakres niezbędnych ŚOI powinny wynikać z zagrożeń występujących na konkretnym stanowisku oraz charakteru wykonywanej pracy. Przy ich doborze należy uwzględnić m.in. rodzaj i natężenie zagrożeń, warunki pracy, części ciała wymagające ochrony, wymagania ergonomii oraz możliwość jednoczesnego stosowania kilku środków. Za właściwy dobór i wyposażenie pracowników w ŚOI odpowiada pracodawca.
Dostarczane ŚOI powinny:
- być odpowiednie do istniejącego zagrożenia i nie powodować dodatkowego ryzyka,
- uwzględniać warunki panujące na stanowisku pracy oraz wymagania ergonomii,
- być dopasowane do użytkownika i jego potrzeb,
- zachowywać właściwości ochronne również w przypadku jednoczesnego stosowania kilku środków.
Co do zasady ŚOI są przeznaczone do indywidualnego użytkowania. W wyjątkowych przypadkach z tego samego wyposażenia może korzystać więcej niż jedna osoba, jeżeli zostaną zapewnione warunki chroniące zdrowie i higienę użytkowników.
Pracodawca powinien zapewnić ŚOI spełniające wymagania dotyczące oceny zgodności, a pracownikowi udostępnić informacje i instrukcje dotyczące ich prawidłowego użytkowania, przechowywania, czyszczenia i konserwacji.
Uwaga! Jeżeli brak wymaganych ŚOI powoduje bezpośrednie zagrożenie dla zdrowia lub życia, pracownik może powstrzymać się od wykonywania pracy, informując o tym niezwłocznie pracodawcę lub przełożonego.
Co grozi za niezapewnienie odzieży, obuwia roboczego i ŚOI?
Pracodawca nie może dopuścić pracownika do pracy bez wymaganych na danym stanowisku środków ochrony indywidualnej oraz odzieży i obuwia roboczego.
Naruszenie przepisów lub zasad bezpieczeństwa i higieny pracy może skutkować grzywną od 2 000 zł do 60 000 zł. W przypadku ŚOI odpowiedzialność obejmuje również dostarczenie pracownikowi środków, które nie spełniają wymagań dotyczących oceny zgodności.
Jak udokumentować przydział odzieży, obuwia roboczego i ŚOI?
Pracodawca powinien określić dla poszczególnych stanowisk rodzaj wymaganego wyposażenia, jego ilość oraz przewidywany okres użytkowania. Ustalenia te należy poprzedzić konsultacją z pracownikami lub ich przedstawicielami.
W praktyce zasady te powinny znaleźć odzwierciedlenie w spójnym zestawie trzech dokumentów:
- Zarządzenie w sprawie zasad przydziału, użytkowania i ewidencji – określa zasady przydzielania, użytkowania, przechowywania, prania, konserwacji i wymiany wyposażenia oraz obowiązki pracodawcy i pracowników.
- Tabela norm przydziału – wskazuje rodzaj odzieży, obuwia roboczego i ŚOI, ich ilość oraz przewidywany okres użytkowania dla poszczególnych stanowisk lub rodzajów prac.
- Karta ewidencji przydziału – dokumentuje faktyczne wydanie wyposażenia konkretnemu pracownikowi, wraz z datą wydania, ilością, okresem użytkowania i podpisami.
Dokumenty te wzajemnie się uzupełniają: zarządzenie określa zasady, tabela wskazuje należne wyposażenie, a karta potwierdza jego wydanie pracownikowi.
Pomoc w dokumentacji pracowniczej
Eksperci z Krajowej Kancelarii Rachunkowej specjalizują się w uporządkowywaniu dokumentacji firmowych, w tym w obszarze związanym ze stanowiskami pracy, wykonywanymi czynnościami i występującymi zagrożeniami. Jesteśmy do Państwa dyspozycji:
- pod numerem telefonu: +48 698 545 433
- pod adresem e-mail: biuro@kkr.tax
Opracowano na podstawie:
- Ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy (t.j. Dz.U. z 2025 r. poz. 277 z późn. zm.)
- Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 26 września 1997 r. w sprawie ogólnych przepisów bezpieczeństwa i higieny pracy (t.j. Dz. U. z 2003 r. nr 169, poz. 1650 z późn. zm.).