Regularne szkolenia okresowe BHP są ważnym elementem prawidłowej organizacji pracy i obowiązkiem wynikającym z przepisów prawa pracy. Mimo to wiele firm nadal ma problem z ustaleniem terminów szkoleń, określeniem, którzy pracownicy muszą je odbywać oraz jak często należy je powtarzać. Błędy w tym zakresie mogą skutkować problemami podczas kontroli Państwowej Inspekcji Pracy, a także konsekwencjami dla pracodawcy w razie wypadku przy pracy.
W tym artykule rozwiewamy najczęstsze wątpliwości związane ze szkoleniami okresowymi BHP i wyjaśniamy najważniejsze obowiązki pracodawców w tym zakresie.
Czym jest szkolenie okresowe BHP?
Szkolenie okresowe BHP to szkolenie przeprowadzane cyklicznie w czasie zatrudnienia pracownika, mające na celu aktualizację i ugruntowanie wiedzy z zakresu bezpieczeństwa i higieny pracy. Uczestnicy zapoznają się również z nowymi rozwiązaniami technicznymi, organizacyjnymi oraz zmianami w przepisach dotyczących bezpieczeństwa pracy. Obowiązek przeprowadzania szkoleń okresowych wynika z przepisów Kodeksu pracy oraz rozporządzenia w sprawie szkolenia w dziedzinie bezpieczeństwa i higieny pracy.
Kto musi odbywać szkolenie okresowe BHP?
Obowiązek odbywania szkoleń okresowych BHP dotyczy różnych grup pracowników – nie tylko osób wykonujących prace fizyczne. Szkolenia muszą przechodzić również osoby kierujące pracownikami, pracownicy inżynieryjno-techniczni czy część pracowników administracyjno-biurowych. Zakres obowiązków w tym zakresie zależy przede wszystkim od rodzaju stanowiska oraz warunków pracy.
Kiedy szkolenie okresowe BHP nie jest wymagane?
Przepisy przewidują wyjątek dla części pracowników administracyjno-biurowych. Szkolenie okresowe BHP nie jest wymagane, jeżeli przeważający rodzaj działalności pracodawcy według kodu PKD został zakwalifikowany do grupy działalności o kategorii ryzyka nie wyższej niż trzecia. Wyjątek ten nie obowiązuje jednak wtedy, gdy z oceny ryzyka zawodowego wynika konieczność przeprowadzenia szkolenia na danym stanowisku.
Jak sprawdzić kategorię ryzyka działalności firmy?
Kategorię ryzyka ustala się na podstawie przeważającego rodzaju działalności według kodu PKD. To właśnie od niej zależy m.in. obowiązek przeprowadzania szkoleń okresowych BHP dla części pracowników administracyjno-biurowych. W praktyce kategorię ryzyka można sprawdzić m.in. na podstawie informacji o wysokości stopy procentowej składki wypadkowej otrzymywanej z ZUS lub poprzez weryfikację grupy działalności przypisanej do danego kodu PKD.
Przykładowo działalność pocztowa i kurierska została zakwalifikowana do czwartej kategorii ryzyka, dlatego pracownicy administracyjno-biurowi takiej firmy nie korzystają ze zwolnienia ze szkoleń okresowych BHP.
Szczegółowe grupy działalności oraz przypisane im kategorie ryzyka zostały określone w załączniku nr 2 do Rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 listopada 2002 r. w sprawie różnicowania stopy procentowej składki na ubezpieczenie społeczne z tytułu wypadków przy pracy i chorób zawodowych w zależności od zagrożeń zawodowych i ich skutków.
Czy szkolenie okresowe BHP można przenieść od poprzedniego pracodawcy?
W niektórych przypadkach pracownik nie musi ponownie odbywać pierwszego szkolenia okresowego BHP. Jest to możliwe m.in. wtedy, gdy posiada aktualne zaświadczenie o ukończeniu wymaganego szkolenia u poprzedniego pracodawcy. Przeniesienie szkolenia może mieć zastosowanie również wtedy, gdy pracownik odbył szkolenie dla innej grupy stanowisk, ale zakres programu odpowiada wymaganiom obowiązującym na nowym stanowisku pracy. Za równoważne ze szkoleniem okresowym mogą zostać uznane także niektóre kursy, szkolenia lub formy dokształcania zawodowego, jeżeli ich program odpowiada wymaganiom przewidzianym dla danego stanowiska.
Pracodawca powinien jednak każdorazowo zweryfikować aktualność zaświadczeń oraz zgodność programu szkolenia z wymaganiami obowiązującymi na konkretnym stanowisku pracy.
Warto pamiętać, że możliwość „przeniesienia” dotyczy wyłącznie szkolenia okresowego BHP. Szkolenie wstępne BHP należy przeprowadzić zawsze przed dopuszczeniem nowego pracownika do pracy.
Kiedy należy wykonać pierwsze szkolenie okresowe BHP?
Termin pierwszego szkolenia okresowego BHP zależy od rodzaju stanowiska zajmowanego przez pracownika. Pracodawcy oraz osoby kierujące pracownikami, m.in. kierownicy, mistrzowie czy brygadziści, muszą odbyć pierwsze szkolenie okresowe w ciągu 6 miesięcy od rozpoczęcia pracy na danym stanowisku. W przypadku pozostałych grup pracowników pierwsze szkolenie okresowe należy przeprowadzić w terminie do 12 miesięcy od rozpoczęcia pracy.
Warto pilnować tych terminów, ponieważ brak aktualnego szkolenia okresowego może zostać uznany za naruszenie obowiązków pracodawcy w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy.
Jak często należy powtarzać szkolenie okresowe BHP?
Częstotliwość szkoleń okresowych BHP zależy przede wszystkim od rodzaju stanowiska oraz warunków pracy. Przepisy określają zarówno terminy pierwszego szkolenia, minimalny czas jego trwania, jak i częstotliwość odnawiania.
| Grupa pracowników | Pierwsze szkolenie | Minimalny czas szkolenia* | Częstotliwość |
|---|---|---|---|
| Pracodawcy i osoby kierujące pracownikami | do 6 miesięcy od rozpoczęcia pracy | 16 godzin | co 5 lat |
| Pracownicy na stanowiskach robotniczych | do 12 miesięcy od rozpoczęcia pracy | 8 godzin | co 3 lata |
| Pracownicy wykonujący prace szczególnie niebezpieczne | do 12 miesięcy od rozpoczęcia pracy | 8 godzin | co 1 rok |
| Pracownicy inżynieryjno-techniczni | do 12 miesięcy od rozpoczęcia pracy | 16 godzin | co 5 lat |
| Pracownicy służby BHP i osoby wykonujące zadania służby BHP | — | 32 godziny | co 5 lat |
| Pracownicy administracyjno-biurowi objęci obowiązkiem szkolenia | do 12 miesięcy od rozpoczęcia pracy | 8 godzin | co 6 lat |
| Pracownicy niewymienieni powyżej, których charakter pracy wiąże się z narażeniem na czynniki szkodliwe dla zdrowia lub niebezpieczne albo z odpowiedzialnością w zakresie bhp | do 12 miesięcy od rozpoczęcia pracy | 8 godzin | co 5 lat |
* Godziny lekcyjne trwające 45 minut.
Pracodawca może ustalić częstsze szkolenia, jeżeli wynika to z warunków pracy lub oceny ryzyka zawodowego.
Czy po szkoleniu okresowym BHP jest egzamin?
Tak. Szkolenie okresowe BHP kończy się egzaminem sprawdzającym wiedzę uczestnika z zakresu bezpieczeństwa i higieny pracy. Egzamin przeprowadzany jest przez komisję powołaną przez organizatora szkolenia. Po uzyskaniu pozytywnego wyniku pracownik otrzymuje zaświadczenie o ukończeniu szkolenia. Dokument ten należy przechowywać w części B akt osobowych pracownika.
W przypadku kontroli Państwowej Inspekcji Pracy pracodawca powinien być w stanie potwierdzić zarówno odbycie szkolenia, jak i jego aktualność.
Warto pamiętać, że sam udział w szkoleniu nie jest wystarczający – konieczne jest również prawidłowe udokumentowanie całego procesu.
Kto powinien przeprowadzać szkolenie okresowe BHP?
Szkolenia okresowe BHP mogą być organizowane przez pracodawcę lub przez zewnętrzne jednostki prowadzące działalność szkoleniową w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy.
Pracodawca może samodzielnie prowadzić szkolenia w swojej firmie, pod warunkiem że ukończył wymagane szkolenie dla pracodawców wykonujących zadania służby BHP. Możliwość samodzielnego wykonywania takich zadań zależy również od liczby zatrudnianych pracowników oraz kategorii ryzyka działalności.
Pracodawca może wykonywać zadania służby BHP samodzielnie m.in. gdy:
- zatrudnia do 10 pracowników albo
- zatrudnia do 20 pracowników i prowadzi działalność zakwalifikowaną do kategorii ryzyka nie wyższej niż trzecia.
Warto pamiętać, że prowadzenie szkoleń okresowych BHP wymaga nie tylko wiedzy z zakresu bezpieczeństwa i higieny pracy, ale również odpowiedniego przygotowania dydaktycznego oraz dostosowania programu do konkretnej grupy stanowisk. W praktyce wielu pracodawców korzysta w tym zakresie ze wsparcia zewnętrznych specjalistów lub firm szkoleniowych prowadzących szkolenia okresowe BHP.
W jakiej formie można przeprowadzić szkolenie okresowe BHP?
Forma szkolenia okresowego BHP zależy przede wszystkim od grupy pracowników oraz rodzaju wykonywanej pracy. Przepisy dopuszczają kilka form prowadzenia szkoleń okresowych.
Szkolenie może odbywać się w formie:
- kursu,
- seminarium,
- samokształcenia kierowanego,
- instruktażu.
Kurs obejmuje zajęcia teoretyczne i praktyczne oraz trwa co najmniej 15 godzin lekcyjnych. Seminarium ma krótszą formę i powinno obejmować minimum 5 godzin lekcyjnych.
Samokształcenie kierowane polega natomiast na przekazaniu uczestnikom materiałów szkoleniowych, przy jednoczesnym zapewnieniu możliwości konsultacji z osobą prowadzącą szkolenie.
Inaczej wygląda szkolenie pracowników zatrudnionych na stanowiskach robotniczych. W ich przypadku szkolenie okresowe prowadzi się wyłącznie w formie instruktażu, który trwa co najmniej 8 godzin lekcyjnych i obejmuje m.in. praktyczne omówienie zasad bezpiecznego wykonywania pracy.
Czy szkolenie okresowe BHP można zrobić online?
W wielu przypadkach szkolenie okresowe BHP może być przeprowadzone online w formie samokształcenia kierowanego, np. z wykorzystaniem internetu lub platform e-learningowych. Taka forma szkolenia jest dopuszczalna m.in. dla pracodawców, osób kierujących pracownikami, pracowników administracyjno-biurowych czy pracowników inżynieryjno-technicznych.
Szkolenie online powinno zapewniać uczestnikom możliwość zapoznania się z materiałami szkoleniowymi oraz konsultacji z osobą prowadzącą szkolenie. Po jego zakończeniu pracownik musi również uzyskać pozytywny wynik egzaminu.
Wyjątkiem są pracownicy zatrudnieni na stanowiskach robotniczych. W ich przypadku szkolenie okresowe musi odbywać się w formie instruktażu, co wyklucza realizację szkolenia wyłącznie w formie e-learningu.
Czy szkolenie okresowe BHP może odbywać się poza godzinami pracy?
Szkolenia okresowe BHP powinny odbywać się w czasie pracy i na koszt pracodawcy. Pracownik nie może ponosić kosztów związanych z udziałem w szkoleniu ani wykorzystywać na ten cel własnego czasu wolnego. Jeżeli szkolenie odbywa się poza standardowymi godzinami pracy pracownika, czas ten należy traktować jako pracę w godzinach nadliczbowych. W praktyce oznacza to, że pracodawca powinien tak organizować szkolenia BHP, aby pracownicy mogli uczestniczyć w nich w ramach swojego czasu pracy.
Czy można uczestniczyć w szkoleniu BHP podczas urlopu lub zwolnienia lekarskiego?
Nie jest to zalecane. Urlop wypoczynkowy służy regeneracji pracownika, dlatego organizowanie w tym czasie obowiązkowych szkoleń BHP może budzić wątpliwości. Również pracownik przebywający na zwolnieniu lekarskim nie powinien uczestniczyć w szkoleniu BHP. Celem zwolnienia jest odzyskanie zdolności do pracy, a udział w szkoleniu może zostać uznany za nieprawidłowe wykorzystywanie zwolnienia lekarskiego. Z praktycznego punktu widzenia najlepiej planować szkolenia poza okresami nieobecności pracowników.
Czy pracownik może odmówić udziału w szkoleniu BHP?
Nie. Udział w obowiązkowych szkoleniach BHP jest jednym z podstawowych obowiązków pracownika wynikających z przepisów prawa pracy. Pracownik ma obowiązek uczestniczyć w szkoleniach oraz stosować się do zasad bezpieczeństwa i higieny pracy obowiązujących w zakładzie pracy.
Odmowa udziału w obowiązkowym szkoleniu BHP może zostać uznana za naruszenie podstawowych obowiązków pracowniczych i skutkować konsekwencjami porządkowymi, a w skrajnych przypadkach nawet rozwiązaniem umowy o pracę. Pracodawca nie powinien również dopuścić pracownika do wykonywania pracy bez wymaganych szkoleń BHP.
Czy szkolenie okresowe BHP jest obowiązkowe przy pracy zdalnej?
Tak. Wykonywanie pracy w formie zdalnej nie zwalnia pracodawcy z obowiązku zapewnienia pracownikowi wymaganych szkoleń BHP. Pracownicy wykonujący pracę zdalną również podlegają obowiązkowym szkoleniom okresowym BHP na zasadach wynikających z przepisów prawa pracy.
W praktyce oznacza to, że pracodawca nadal musi pilnować terminów ważności szkoleń, prowadzić wymaganą dokumentację oraz zapewnić pracownikowi aktualną wiedzę z zakresu bezpieczeństwa i higieny pracy.
W przypadku pracy zdalnej szkolenia okresowe bardzo często realizowane są online, np. w formie samokształcenia kierowanego lub szkolenia prowadzonego na żywo za pośrednictwem platform internetowych.
Warto pamiętać, że obowiązki pracodawcy przy pracy zdalnej obejmują nie tylko samo szkolenie BHP, ale również m.in. ocenę ryzyka zawodowego dla pracy zdalnej oraz przygotowanie odpowiednich informacji i procedur dotyczących bezpiecznego wykonywania pracy poza siedzibą firmy.
Czy pracodawca musi przechowywać dokumentację szkoleń BHP?
Tak. Pracodawca ma obowiązek przechowywania dokumentacji potwierdzającej odbycie szkoleń BHP przez pracowników. Zaświadczenia o ukończeniu szkolenia okresowego należy przechowywać w części B akt osobowych pracownika. Dokumentacja pracownicza, w tym dokumenty dotyczące szkoleń BHP, powinna być przechowywana co do zasady przez 10 lat od zakończenia zatrudnienia.
Obowiązek ten nie dotyczy wyłącznie samych zaświadczeń. Pracodawca powinien posiadać również dokumentację dotyczącą organizacji szkolenia, w szczególności aktualne programy szkolenia, na podstawie których szkoleni byli pracownicy. Dotyczy to także sytuacji, gdy szkolenie prowadziła firma zewnętrzna.
W przypadku kontroli Państwowej Inspekcji Pracy pracodawca powinien być w stanie potwierdzić aktualność szkoleń oraz prawidłowość prowadzonej dokumentacji.
Jakie są najczęstsze błędy przy szkoleniach okresowych BHP?
W praktyce wielu pracodawców nadal popełnia błędy związane ze szkoleniami okresowymi BHP. Najczęściej dotyczą one niepilnowania terminów szkoleń, błędnego uznawania pracowników administracyjno-biurowych za zwolnionych z obowiązku szkolenia czy braków w dokumentacji. Problemy pojawiają się również wtedy, gdy pracodawca nie posiada aktualnych programów szkoleń lub organizuje szkolenia niezgodnie z przepisami dotyczącymi czasu pracy.
Nieprawidłowości w tym zakresie mogą zostać wykazane podczas kontroli Państwowej Inspekcji Pracy i skutkować odpowiedzialnością pracodawcy. Obecnie za naruszenie przepisów BHP grożą grzywny od 1 000 do 30 000 zł, a odpowiedzialność mogą ponosić również osoby kierujące pracownikami, np. kierownicy, brygadziści czy mistrzowie.
Warto pamiętać, że od 8 lipca 2026 r. wejdą w życie przepisy zwiększające uprawnienia Państwowej Inspekcji Pracy oraz podnoszące dwukrotnie wysokość części kar za naruszenia praw pracowników (z obecnych 1000 – 30000 zł do 2000 – 60000 zł).
Dlaczego warto pilnować szkoleń okresowych BHP?
Szkolenia okresowe BHP pomagają ograniczyć ryzyko wypadków przy pracy, przypominają pracownikom zasady bezpiecznego wykonywania obowiązków oraz zwiększają świadomość zagrożeń występujących na stanowisku pracy. Dla pracodawcy są również ważnym zabezpieczeniem podczas kontroli Państwowej Inspekcji Pracy lub postępowania powypadkowego.
Warto pamiętać, że po wypadku przy pracy jednym z pierwszych elementów sprawdzanych przez organy kontrolne jest właśnie aktualność szkoleń BHP oraz dokumentacji pracowniczej. Znaczenie ma przy tym nie tylko samo zaświadczenie o ukończeniu szkolenia, ale również jego rzeczywisty przebieg, forma szkolenia, program dostosowany do stanowiska pracy oraz sposób przekazania wiedzy pracownikom. Prawidłowo przeprowadzone szkolenie powinno realnie przygotowywać pracownika do bezpiecznego wykonywania pracy, a nie być wyłącznie formalnością.
Organizacja szkoleń okresowych BHP dla firm
W odpowiedzi na potrzeby przedsiębiorców wprowadziliśmy do oferty Krajowej Kancelarii Rachunkowej usługi związane z prowadzeniem szkoleń BHP oraz wsparciem pracodawców w zakresie obowiązków wynikających z przepisów prawa pracy.
Prowadzimy szkolenia okresowe BHP dla różnych grup pracowników, dbając nie tylko o zgodność z obowiązującymi przepisami, ale również o praktyczny sposób przekazywania wiedzy. Szkolenia realizowane są z wykorzystaniem metod aktywizujących, które pomagają uczestnikom lepiej zrozumieć zagrożenia występujące w pracy oraz zasady bezpiecznego wykonywania obowiązków.
Szkolenia prowadzimy w formie e-learningu oraz online na żywo za pośrednictwem Microsoft Teams lub Google Meet.
Jeżeli chcą Państwo mieć pewność, że szkolenia okresowe BHP oraz dokumentacja prowadzone są prawidłowo i zgodnie z obowiązującymi przepisami, zapraszamy do kontaktu:
- telefonicznie: +48 698 545 433
- mailowo: biuro@kkr.tax
- osobiście (po wcześniejszym ustaleniu terminu): ul. Szlak 20/14, 31-153 Kraków
Opracowano na podstawie
- Ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy (t.j. Dz. U. z 2025 r. poz. 277 z późn. zm.)
- Rozporządzenie Ministra Gospodarki i Pracy z dnia 27 lipca 2004 r. w sprawie szkolenia w dziedzinie bezpieczeństwa i higieny pracy (t.j. Dz. U. z 2024 r. poz. 1327 z późn. zm.)
- Ustawa z dnia 13.04.2007 r. o Państwowej Inspekcji Pracy (t.j. Dz. U. z 2024 r. poz. 1712 z późn. zm.)