Rok 2026 przynosi wiele zmian dla przedsiębiorców oraz pracodawców. Po wdrożeniu fakturowania w KSEF, przyszedł czas na umowy B2B i kontrole Państwowej Inspekcji Pracy. Na wstępie należy zaznaczyć, że nie zmienia się forma współpracy w ramach umów B2B oraz pozostałych umów cywilnoprawnych (zlecenie, dzieło) ani charakter tych umów,
a uprawnienia, które umożliwiają PIP podważanie zawartych umów i przekształcanie je w umowy o pracę. Oznacza to, że w przypadku umów cywilnoprawnych, które mają charakter etatowy, czas procedury przekwalifikowania skróci się z kilku lat (czas trwania procesu sądowego) do nawet kilkunastu dni (czas trwania kontroli), a decyzja będzie należała do Inspektora PIP.
| Cecha | Przed reformą PIP | Po reformie PIP |
|---|---|---|
| Stwierdzenie etatu | Wyrok sądu pracy | Decyzja inspektora PIP |
| Czas procedury | Proces sądowy (ok. 2–3 lata) | Czas kontroli (kilkanaście–kilkadziesiąt dni) |
| Skutki podatkowe | Po prawomocnym wyroku | Natychmiast po decyzji |
Red Flag, czyli czego należy unikać w umowach B2B
Umowa o pracę charakteryzuje się zobowiązaniem pracownika do osobistego świadczenia pracy pod kierownictwem pracodawcy (lub osoby wyznaczonej), w wyznaczonym miejscu i czasie, w zamian za wynagrodzenie. Oznacza to, że każda umowa, która będzie spełniała powyższe przesłanki, niezależnie od jej nazwania, będzie umową o pracę.
Czego należy unikać w umowach B2B?
- wydawania bieżących poleceń służbowych (kierownictwo);
- sztywne godziny pracy np. 8-16 ( wyznaczony czas pracy);
- dedykowane biurko i narzędzia pracy (wyznaczone miejsce pracy);
- stała pensja (wynagrodzenie).
Co może zostać wdrożone w umowy B2B?
- określenie celu, a nie sposobu jego osiągnięcia;
- raportowanie wyznaczonych celów, a nie czasu pracy;
- wynagrodzenie uzależnione od rezultatów;
- możliwość zastępstwa przez osoby trzecie, w przypadku braku możliwości osobistego świadczenia usług – jest to kluczowy element, który oddala umowę b2b od stosunku pracy;
- brak wynagrodzenia za okres nieświadczenia usług (substytut urlopu);
- stosowanie „dostarczania konkretnych efektów”, zamiast „wykonywania prac”
| Stosunek pracy | Umowa B2B |
|---|---|
| Hierarchia: kierownik–podwładny | Określenie rezultatu |
| Wyznaczone czas i miejsce pracy | Raportowanie wyznaczonych celów |
| Stała pensja | Wynagrodzenie uzależnione od osiągniętych rezultatów |
| Brak możliwości zastępstwa | Możliwość zastępstwa przez osoby trzecie |
| Brak wynagrodzenia za okres nieświadczenia usług | Płatne urlopy |
Na co zwrócić uwagę przy zawieraniu umów B2B?
Jeżeli określone zostały już czynniki, których należy unikać, aby umowa B2B nie miała charakteru stosunku pracy, to należy przed zawarciem takiej umowy zrobić checklistę:
- Co sprawdzić przed zawarciem umowy B2B z danym kontrahentem:
- Czy wykonawca ma innych klientów/inne zlecenia?
- Czy ma własny sprzęt i oprogramowanie?
- Czy umowa zawiera klauzulę substytucji (zastępstwa)?
- Czy wynagrodzenie w umowie jest uzależnione od efektów/rezultatów?
- Czy w umowie nie zostały zastosowane zwroty: praca, pracownik, urlop?
Konsekwencje finansowe
Pracodawca, u którego zostanie wydana decyzja o przekształceniu umowy cywilnoprawnej w umowę o pracę, oprócz ewentualnych mandatów, musi liczyć się z także z poniższymi konsekwencjami:
- konieczność uregulowania zaległych składek ZUS wraz z odsetkami;
- konieczność skorygowania deklaracji podatkowych (PIT);
- roszczeniami pracowniczymi: pracownik będzie mógł wystąpić o roszczenie z tytułu m.in. niewypłaconego wynagrodzenia za czas urlopu, za pracę z godzinach nadliczbowych i nocnych
| Kategoria kary | Przed 8 lipca 2026 | Po 8 lipca 2026 |
|---|---|---|
| Zastąpienie umowy o pracę umową cywilnoprawną | do 30 000 zł | do 60 000 zł |
| Standardowy mandat nałożony przez inspektora PIP | do 2 000 zł | do 5 000 zł |
| Ponowne naruszenie przepisów | do 5 000 zł | do 10 000 zł |
Ulga przez pierwszy rok
Dla pracodawców, którzy w okresie od 8 lipca 2026 do 8 lipca 2027 wykażą chęci i dobrowolnie przekształcą wadliwe umowy cywilnoprawne w umowy o pracę, ustawodawca przewidział mechanizm łagodzący, zgodnie z którym pracodawcy nie będą podlegali odpowiedzialności wykroczeniowej.
Podsumowanie
Podsumowując, nie zmienia się charakter umów B2B, ani różnica w stosunku do umów o pracę. Zmienia się proces i instytucja, która wydaje decyzję co do tego czy zawarta umowa B2B ma charakter stosunku pracy i powinna zostać przekształcona w umowę o pracę.
W tym celu należy przeprowadzić wewnętrzny audyt i zweryfikować czy zawarte umowy B2B mogą zostać podważone przy kontroli PIP, a jeżeli tak to wdrożyć odpowiednie kroki zapobiegające temu.
Dodatkowo, w związku z wejściem w życie KSEF, słuszne może się okazać, że wstępna weryfikacja będzie się odbywać poprzez sprawdzenie w systemie przedsiębiorców, którzy wystawiają średnio 12 faktur rocznie, a faktury wystawiane są na jednego kontrahenta i te same kwoty.
Bibliografia
- Ustawa z dnia 11 marca 2026r. o zmianie ustawy o Państwowej Inspekcji Pracy oraz niektórych innych ustaw
- monikasmulewicz.pl, Abolicja PIP 2026. Czy daje pełne bezpieczeństwo pracodawcy?, https://monikasmulewicz.pl/blog/abolicja-pip-2026-czy-daje-pelne-bezpieczenstwo-pracodawcy/, Data publikacji: 2026.07.14, Data odczytu: 2026.07.22